Documentos necessários para abrir empresa: guia completo

Para abrir uma empresa, você vai precisar criar seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), fazer o registro do seu negócio na Junta Comercial da sua região e reunir mais alguns documentos, que variam de acordo com o tipo de empreendimento que você deseja abrir.

Segundo o Mapa de Empresas elaborado e divulgado pelo governo federal, só em maio de 2024 foram abertas cerca de 351 mil empresas, mantendo uma média de tempo para abertura de 18 horas, com 79,4% dos novos negócios sendo abertos em menos de um dia!

Então, se você deseja saber quais são os documentos essenciais para abrir a sua nesse tempo recorde também, continue lendo!

Para começar: o que é um CNPJ?

Uma empresa só existe de verdade perante a lei quando conta com um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, comumente conhecido como CNPJ, que nada mais é do que uma certidão de nascimento do seu negócio.

Ele tem a estrutura parecida com a do Cadastro de Pessoa Física (CPF), mas um pouco maior, assim: XX.XXX.XXX/XXXX-XX.

Basicamente, assim como você, pessoa física, possui uma identidade nacional (CPF) para ser identificado(a) legalmente, a mesma coisa acontece com uma empresa, por isso o CNPJ é tão necessário.

Ainda assim, existem vários tipos de cadastro. Confira o tópico abaixo para não errar na hora de abrir o seu!

Quais são os tipos de CNPJ?

No Brasil, existem diversos tipos de CNPJ com diferentes finalidades para modelos de negócios variados.

A lista abaixo traz os principais.

• Microempreendedor Individual (MEI): é o formato para pequenos empresários individuais com faturamento anual de até R$ 81 mil.
• Microempresa: para negócios com faturamento anual de até R$ 360 mil, que podem optar por regimes tributários simplificados, como o Simples Nacional.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): podem ter faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4.800.000, também com regimes tributários simplificados, como o Simples Nacional.
• Empresário Individual (EI): indicado para profissionais liberais e pequenos negócios, com opções de regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) e responsabilidade limitada do sócio.
• Sociedade Limitada (Ltda): formada por dois ou mais sócios, com a responsabilidade limitada ao valor das quotas de cada um no capital social e patrimônio pessoal protegido.
• Sociedade Anônima (SA): formato no qual o capital é dividido em ações, que podem ser negociadas no mercado (capital aberto) ou não (capital fechado), facilitando a captação de recursos para o negócio.

Por mais que esses sejam os modelos de negócio mais conhecidos no Brasil, por ser uma área bem técnica e que exige cuidado, o ideal é procurar um profissional contador ou advogado para verificar se o modelo de empresa escolhido por você é o mais indicado para a sua realidade.

Esse especialista também vai lhe orientar quanto à documentação necessária, que varia dependendo de cada tipo de empresa.

Quais são os documentos para abertura de empresa?

Os documentos para abrir um CNPJ diferem caso você queira abrir uma empresa de prestação de serviços ou uma empresa física ou digital que vende produtos, mas a boa notícia é que, neste primeiro momento, todas as documentações para os dois modelos de negócios serão as mesmas.

Depois de reunir a papelada indicada a seguir, acesse o site do governo federal e veja as orientações para o tipo específico de empresa que você deseja abrir. A página é a mais confiável para entender as etapas, os documentos necessários e as taxas envolvidas em todo o processo.

Sem mais delongas, confira toda a documentação necessária para a primeira etapa!

Documentos pessoais

Tenha todos os seus documentos pessoais atualizados, afinal, você é o(a) fundador(a) do negócio. Separe:

• cópia autenticada do RG (Registro Geral);
• cópia simples do CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• certidão de casamento se for casado(a) ou de nascimento se for solteiro(a);
• carteira do órgão regulamentador profissional, como Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), Conselho Regional de Contabilidade (CRC), Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA), dentre outros;
• cópia simples de um comprovante de residência; e
• última declaração do Imposto de Renda.

Nem sempre você vai usar todos eles, mas esteja precavido(a): quanto mais detalhado(a) você for, melhor.

Documentos da empresa

Assim como os documentos pessoais, os documentos da empresa são de extrema importância, principalmente para saber todas as informações e particularidades que compõem o seu negócio. São eles:

• cópia simples de endereço de onde ficará a empresa ou a sede dela; e
• cópia da guia de Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) do local.

Além desses papéis, é importante já pesquisar sobre a Classificação Nacional das Atividades Econômicas (CNAE) às quais sua empresa deve se encaixar e pensar em um nome fantasia para o negócio.

Esses dados serão fundamentais para redigir o papel elencado abaixo.

Contrato social

O contrato social é o documento que informa todas as atividades da empresa, explicando o que ela faz e incluindo as atividades que serão desenvolvidas, a cota de capital de cada sócio (se for o caso), os dados dos responsáveis, o regime tributário etc.

Esse é um dos principais papéis que antecedem a abertura de uma empresa, e ele precisa ser assinado por todos os sócios e autenticado para garantir o seu valor legal, para só então ser entregue para registro na Junta Comercial do seu estado.

Para empresas do tipo EI, em vez do Contrato Social, o papel exigido é o Requerimento de Empresário, disponível justamente no site oficial da Junta Comercial do seu estado.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)

O CNPJ é o documento de identidade da empresa perante a Receita Federal e outros órgãos públicos. Sem ele, é impossível dar início às atividades do negócio!

Para abrir o seu, você deve acessar o site da Receita Federal, clicar na aba CNPJ, preencher o formulário e enviar os documentos a seguir:

• Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ), que é o Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas administrado pela Receita Federal. Essa ficha é encontrada no Portal Redesim, na página de Empresas & Negócios do site oficial do governo;
• Quadro de Sócios e Administradores (QSA), que deve organizar os dados sobre os acionistas; também encontrado para preenchimento no Portal Redesim;
• Documento Básico de Entrada (DBE), utilizado para a prática de qualquer ato perante o CNPJ e disponível para preenchimento no Portal Redesim;
• ficha de beneficiários finais, que informa quem são as pessoas físicas que controlam ou beneficiam a organização, e preenchida no Coletor Nacional, disponível no site da Receita Federal; e
• outras fichas específicas para o negócio que você deseja abrir, caso requisitadas pela Junta Comercial.

Feito o seu cadastro, os documentos podem ser enviados ao órgão através dos Correios ou indo até uma unidade da Receita Federal na sua cidade.

Registro na Junta Comercial

O registro na Junta Comercial é o que garante que a sua empresa exista legalmente. A partir dele, é liberado o pedido do CNPJ e o recebimento do Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE).

Para dar entrada no processo, você precisa apresentar o contrato social assinado por todos os sócios (se você tiver) e outros documentos, como:

• cópias autenticadas do RG e CPF dos sócios ou do empresário individual;
• comprovante de endereço dos sócios ou do empresário individual;
• comprovante de endereço da sede;
• consulta prévia de localização (confirmando que o endereço permite a atividade da empresa);
• Documento Básico de Entrada (DBE) ou protocolo de transmissão do CNPJ (emitido pelo site da Receita Federal);
• pagamento das taxas de registro;
• certificado de Microempreendedor Individual (para MEI); e
• autorizações ou registros adicionais (para empresas com atividades regulamentadas por órgãos específicos).

Na Junta Comercial, você também verá se o nome escolhido para a sua empresa está disponível e se pode ser utilizado.

Por último: a inscrição estadual e/ou municipal

Para finalizar a primeira parte da reunião de documentos, realize a inscrição estadual e/ou municipal para recolhimento das alíquotas interestaduais do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Dependendo do estado, ela pode ser feita pela internet mesmo.

Vale ressaltar que a inscrição estadual é completamente obrigatória para as empresas do segmento de comércio, indústrias, prestação de serviços de comunicação, energia e de transporte intermunicipal e interestadual.

Por outro lado, a inscrição municipal identifica a empresa perante o município que ela atua, possibilitando o recolhimento do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Para fazer a sua inscrição, acesse o site da prefeitura ou faça o procedimento pessoalmente no local, levando o formulário já preenchido e os documentos obrigatórios informados na página do seu município.

Alvará de funcionamento (para empresas com sede física)

Caso você queira abrir um estabelecimento físico, como uma loja de roupas, por exemplo, além de seguir todas as etapas vistas até aqui, você vai precisar buscar um alvará de funcionamento para o seu varejo operar dentro da lei.

Portanto, vá até a prefeitura da sua cidade com estes documentos em mãos:

• cópia autenticada do CNPJ;
• inscrição municipal;
• cópia autenticada do contrato social;
• comprovante de endereço da empresa;
• formulário da prefeitura (acessado pelo site); e
• documentos pessoais (seu e dos sócios, se tiver).

Apenas tenha em mente que o alvará pode ser provisório ou permanente, dependendo do tipo de atividade e de como está o cumprimento das normas urbanísticas e sanitárias do seu negócio.

Empresas que exercem atividades relacionadas aos campos de saúde, alimentação, cosméticos, produtos veterinários e produtos naturais precisarão do Alvará da Vigilância Sanitária para que o negócio possa atuar conforme as normas nacionais de segurança e higiene.

Alvará do Corpo de Bombeiros (para empresas com sede física)

O alvará do Corpo de Bombeiros atesta que o local escolhido pela empresa pode atuar sem causar danos físicos ou de saúde aos funcionários e aos clientes, além de estar preparado para emergências.

Para fazer a solicitação desse documento, você pode acessar o site oficial ou ir pessoalmente à sede do Corpo de Bombeiros, a depender de quais são as regras da sua cidade! Feito isso, é só pagar a taxa obrigatória e agendar a vistoria.

Seguindo todos os passos e organizando os documentos, vai faltar só a montagem do seu modelo de negócios e bolar estratégias para aumentar as suas vendas na loja física. Sucesso!