Fazer uma boa organização de estoque envolve desde a limpeza e otimização do seu espaço físico de armazenamento até o acompanhamento da saída dos produtos através de um sistema de gestão empresarial.
Os passos são muitos para realizar essa tarefa, mas, se você está atento(a) a esse cuidado, já está no caminho certo. Afinal, não é só nas vitrines, araras e prateleiras que os produtos precisam estar impecáveis: para a venda dar resultado, também é fundamental que a organização de estoque esteja em dia.
E, para isso, há métodos, ferramentas e algumas boas práticas.
Tudo isso está neste guia que você vai ler agora! É hora de dar adeus àquele inventário bagunçado e organizá-lo de maneira eficiente para otimizar as vendas, melhorar o atendimento e gerar mais lucro por aí.
Qual a finalidade da organização de estoque?
A organização de estoque deve ser encarada como um dos pilares da operação do seu negócio, isso porque tudo o que chegará para o cliente final vai passar por lá e, se houver ineficiência no armazenamento, você corre sérios riscos de a venda virar uma bola de neve nas etapas seguintes.
A dinâmica pode variar conforme o tipo do negócio: por exemplo, o inventário de uma loja de roupas vai ser bem diferente do de um restaurante, que armazenará produtos perecíveis, ou de uma indústria que gerenciará matéria-prima em grande escala.
Mas todo gestor que se preze vai querer aproveitar os benefícios dessa organização, que prometem:
- agilizar a produção ou o atendimento;
- manter a satisfação dos clientes;
- otimizar recursos e esforços;
- reduzir perdas, desperdícios e prejuízos;
- identificar necessidades de mudanças, ajustes e oportunidades;
- trazer mas clareza sobre as vendas;
- evitar gargalos na produção; e
- contribuir para manter a qualidade do serviço e escalar o negócio.
Esteja você abrindo o seu negócio agora ou querendo colocar ordem na casa por aí, as dicas a seguir vão ser mais do que úteis para você usufruir dessas vantagens!
E como montar um estoque organizado?
Para obter um estoque organizado de verdade, tenha em mente que o processo não significa apenas limpar uma coisinha aqui, arrumar outra ali e pronto. Pense estrategicamente, considerando os resultados que o negócio pode ter se o armazenamento funcionar de maneira mais otimizada.
Um bom ponto de partida é reconhecer quais problemas a empresa está tendo que podem ter a bagunça como causa.
Quais os maiores problemas causados por um estoque desorganizado?
Talvez seja hora de uma reorganização se você está percebendo, no dia a dia do seu negócio, situações como as descritas abaixo.
- Seus colaboradores demoram muito tempo para localizar mercadorias e os clientes acabam ficando insatisfeitos.
- Sua empresa perde produtos por estarem vencidos, estragados ou danificados.
- Muitos itens acabam parados no depósito, sem “circular”.
- A reposição de mercadorias em falta acaba demorando muito.
- Erros ou incoerências no registro de produtos em relação ao que está no estoque acontecem com frequência.
A boa notícia é que é possível implementar medidas de organização que não apenas resolverão o problema imediato, como também garantirão que não eles não voltem a acontecer!
10 passos para organizar o estoque da empresa
Deu check em muitos itens da lista acima ou quer preveni-los a todo custo? Sem pânico! Aplique as estratégias abaixo na sua gestão de estoque. Elas vão funcionar tanto para ajustar processos que você já possui como para organizar um inventário do zero.
1. Comece pelo espaço físico de armazenamento
Para começar, olhe para o seu depósito ou armazém! É importante se certificar de que o local atende adequadamente às condições de armazenagem necessárias para os seus produtos, e isso não diz respeito apenas ao espaço disponível, mas também a fatores como ventilação, temperatura, umidade e iluminação.
Já pensou se você perde mercadoria por causa de mofo, por exemplo?
A rotina de vistoria e manutenção desse espaço deve incluir verificações de segurança, sanitárias, da integridade dos produtos e dos equipamentos necessários, conforme o segmento da empresa. É um restaurante? Atenção à refrigeração. É uma fábrica? Todo cuidado com empilhadeiras e esteiras será pouco, e assim por diante.
Lembre-se também de reservar um espaço apropriado para comportar o recebimento de novas mercadorias e realizar a sua conferência.
2. Mapeie e classifique todos os itens
Depois de organizar o espaço físico onde seus produtos vão ficar, mapeie todo o ambiente para ter uma visão clara dos itens já existentes no estoque, quantidades e características deles. E registre todas essas informações!
Vale adotar uma ficha técnica para padronizar os dados necessários sobre cada item, a exemplo de nome, data da compra, preço de venda, código de barras e quantidade.
Leve em consideração também os detalhes pertinentes à categoria do produto. São roupas? Informe o tamanho e a cor. Caso se trate de alimentos, categorize-os por salgados ou doces, industrializados ou perecíveis e daí em diante. Essa classificação será útil na identificação e na hora de armazenar cada item.
Cadastre e registre tudo em uma planilha ou, ainda melhor, no sistema de gestão da sua empresa.
3. Identifique e enderece cada produto
Defina um sistema de endereçamento dos seus produtos no estoque e separe tudo de maneira lógica, facilitando na hora de localizá-los. Você pode setorizar os produtos de acordo com suas categorias, usando placas nos corredores com o nome de cada setor e etiquetas nas caixas e prateleiras.
Para agilizar o recolhimento, também é inteligente posicionar os produtos com maior saída em local de fácil acesso.
4. Faça uma boa previsão de demanda
Um(a) empreendedor(a) preparado(a) deve sempre estudar a saída dos seus produtos para conseguir prever a demanda e manter os níveis de estoque controlados, evitando itens em excesso ou em falta.
Considere prestar atenção aos seguintes níveis na sua gestão.
- Estoque mínimo: é o limite mínimo aceitável que deve conter de determinado item em estoque, indicando que está na hora de fazer a sua reposição.
- Estoque máximo: representa o limite máximo de um mesmo item estocado, evitando a compra exagerada.
- Estoque de antecipação: são os itens que podem ser adquiridos prevendo um aumento de vendas em determinado período, como acontece em datas festivas, a exemplo do Natal, Dia dos Namorados e Dia das Mães.
- Estoque de segurança: representa uma aquisição maior do que a que você costuma fazer regularmente, caso a empresa identifique riscos que possam ocasionar falta de algum item, a exemplo de altas nos preços, greves de fornecedores e afins.
Outro artigo publicado aqui no blog Inovar traz mais dicas para acertar em cheio nas previsões de demanda. Spoiler: é essencial levar em consideração a média de vendas por período.
5. Fique sempre de olho no seu giro de estoque
O giro de estoque é um parâmetro que serve para identificar a circulação das mercadorias e indicar quanto tempo costuma levar para vender completamente o estoque de um determinado produto.
Para calcular esse indicador de vendas, você basicamente divide tudo o que foi comercializado pela média de itens armazenados em determinado período. O resultado vai indicar quantas vezes o estoque foi renovado durante o intervalo analisado.
Essa avaliação vai ajudar sua empresa a ajustar a frequência de compra, garantindo o equilíbrio entre compras e vendas e otimizando os custos de armazenagem.
6. Defina um método de controle
Também é importante determinar o processo a ser adotado para controlar a mercadoria em estoque, evitando desperdícios e assegurando as margens de lucros.
Os mais conhecidos são o PEPS e o UEPS.
- PEPS: é a sigla para “primeiro que entra, primeiro que sai”. Como o nome já indica, consiste em vender antes os produtos que estão há mais tempo no estoque. É ainda mais relevante no setor alimentício, em que itens perecíveis podem ser perdidos caso não haja saída no tempo da validade.
- UEPS: basicamente o contrário – “último a entrar, primeiro a sair”. Quem opta por este método prioriza a venda dos mais recentes produtos recebidos no estoque. Esse modelo baseará a precificação desses produtos, considerando sempre o custo do último lote adquirido.
O UEPS é muito comum, por exemplo, em lojas de roupas, afinal, você já deve ter visto uma boutique priorizando a venda de coleções recém-lançadas, não é mesmo?
7. Oriente a sua equipe a manter a organização
Uma vez que você organizou seu estoque e determinou os processos a serem seguidos, treine sua equipe para que todos estejam cientes dos fluxos e respeitem os padrões de controle. Com todo mundo bem alinhado, a organização poderá ser mantida com mais facilidade.
Vale, inclusive, ter esse fluxo documentado para facilitar a instrução de colaboradores novos.
8. Cheque seu inventário periodicamente
Defina uma periodicidade para conferir regularmente os itens estocados e garantir que tudo esteja batendo com os registros. Inclusive, quanto maior for a movimentação de estoque, mais frequentes devem ser os inventários!
Um relatório emitido pelo seu ERP pode listar tudo o que você possui em armazenamento, facilitando todo o processo de conferência.
9. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores
Cultive um bom relacionamento com seus fornecedores, pois é isso que vai assegurar a disponibilidade constante de produtos, reduzindo o risco de rupturas que podem afetar negativamente as vendas e a satisfação do cliente.
Uma parceria sólida facilita a negociação de prazos de entrega, preços mais competitivos e condições de pagamento vantajosas, além de permitir uma comunicação transparente e rápida para resolver eventuais problemas.
Esse alinhamento estratégico contribui para uma gestão de estoque mais eficiente, evitando excessos ou faltas e otimizando os recursos financeiros da empresa.
10. Esteja sempre atento(a) aos indicadores de desempenho
Os dados obtidos por meio do sistema de gestão do seu varejo certamente contribuirão para monitorar as vendas, mas também podem ajudar muito na organização do estoque físico.
Isso porque um ERP gera relatórios periódicos dos registros que vão lhe fornecer informações como média de saídas, taxas de perdas e estagnação de produtos. Eles ainda ajudam a identificar outros problemas ou oportunidades de melhorias dentro do seu negócio.
Com tudo isso alinhado, vai ser só manter o trabalho em dia!
Como manter a organização do estoque?
A boa e velha planilha vai ajudar a manter a organização do seu armazenamento, mas, se a sua empresa utiliza um software de gestão que inclua um sistema de organização de estoque, melhor ainda! Assim, é possível centralizar as informações e controles num só lugar, cadastrar tudo com código de barras, automatizar os registros e cálculos e manter todo o processo integrado.
Do cadastro do item até o relatório de vendas, um ERP reduz esforços manuais e falhas na sua organização.
Afinal, seu depósito não precisa ser como aquele armário que você levou um tempão para arrumar e, uma semana depois, já está todo bagunçado novamente! Brincadeiras à parte, além de organizar um estoque bagunçado, outro grande desafio nesse processo é conseguir mantê-lo assim.
Por isso, é essencial que todos os processos adotados até aqui continuem sendo executados sempre, como parte da rotina da empresa. Que tal começar agora? Boa sorte!
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