19 maiores benefícios de usar um sistema ERP na sua empresa

Os benefícios de um sistema ERP adequado às necessidades de uma empresa vão desde a economia de recursos e dinheiro até a segurança de dados, o destaque da marca frente à concorrência, passando pela flexibilidade da gestão, dentre outros. Todos estão apresentados em detalhes neste artigo.

Aproveite a leitura para explorar mais sobre o funcionamento do software e descobrir como implementar um por aí! Ao terminar, você terá se tornado especialista no assunto e estará pronto(a) para fazer movimentos a favor de uma modernização que vai trazer excelentes frutos.

O que é um software ERP e para que serve?

Um software ou sistema ERP é um banco de dados que, além de armazenar informações com máxima segurança, permite aos gestores de empresas de todos os portes fazerem a administração desses dados, organizarem melhor os processos e o cotidiano de seus negócios e manterem o controle financeiro, contábil e fiscal sempre em dia.

Essa tecnologia surgiu na década de 60 e vem sendo aperfeiçoada desde então. Atualmente, ela funciona, de acordo com muitos especialistas ao redor do mundo, como o sistema nervoso central de uma organização.

Principalmente em empresas que pertencem aos setores de varejo, alimentos e bebidas, reparos de veículos, distribuição de produtos, vendas online e prestação de serviços, embora a lista não termine por aí!

Sem contar que seu funcionamento é mais simples e vantajoso do que parece.

Como funciona um sistema ERP?

Uma vez implementado, um sistema de “Enterprise Resource Planning” ou, em português, planejamento de recursos empresariais, se torna responsável por centralizar todas as informações nele colocadas e integrar diversas áreas e processos.

Ele é uma plataforma que pode ser acessada tanto por gestores quanto por colaboradores (com acesso autorizado) e usada no cotidiano corporativo, seja para armazenamento de dados de clientes e fornecedores, gestão de estoque e financeira, obtenção de relatórios automatizados etc.

Bastam alguns cliques e você executa a tarefa que precisa ser executada se o seu ERP for amigável e fácil de usar. E isso não significa que ele deve ser menos robusto ou completo! Leve todos os aspectos em consideração quando escolher um sistema como este.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema ERP?

Quem busca a resposta para esta pergunta provavelmente está querendo saber qual o objetivo do sistema ERP. É o seu caso? As funcionalidades do ERP Inovar incluem: criação de fichas técnicas, emissão automática de Notas Fiscais e até um aplicativo exclusivo para vendas.

A tabela abaixo resume alguns dos principais pontos para você conhecer.

Agora que você já conhece um pouco melhor essa tecnologia, entenda, nos próximos tópicos, as vantagens de contar com ela.

Como um sistema ERP pode ajudar?

Por possibilitar um fluxo único e centralizado de informações e também pela automatização de muitos processos que tomariam tempo de pessoas cuja atuação poderia ser mais estratégica, o sistema ERP ajuda qualquer empresa a garantir mais segurança de dados e economia financeira e de recursos.

Ele é de extremo valor também para redução ou eliminação de gastos com logística e controle de entregas, que poderiam ocasionar refações de atividades por falhas ou erros e multas em decorrência da falta de adequação dos negócios às leis vigentes no país.

Mas não só! Siga para o próximo tópico e explore uma lista completa com mais de uma dezena de benefícios proporcionados pela tecnologia!

Quais os benefícios do sistema ERP?

Organização, assertividade, economia, tranquilidade, integração, adequação fiscal, produtividade e gestão facilitada de crises são benefícios da implementação de um bom sistema ERP em uma organização.

Essas e outras vantagens foram apresentadas adiante, para você conhecê-las com riqueza de detalhes e imaginar o cenário dentro da sua própria empresa. Continue lendo.

1. Cotidiano e processos mais organizados

Em primeiro lugar, é fato que a centralização de informações através de um bom ERP contribui com um dia a dia empresarial mais organizado, assim como com processos melhor estruturados e um fluxo de caixa devidamente otimizado e monitorado, no qual o registro de entradas e saídas de dinheiro acontece exatamente no momento em que uma compra ou uma venda são concluídas.

2. Segurança de dados e informações

A tecnologia também ajuda na garantia de segurança de dados tanto da empresa quanto de clientes e de fornecedores, por exemplo, e mostrar às pessoas que uma marca está preocupada em proteger suas informações é, cada vez mais, um diferencial.

Os roubos cometidos por cibercriminosos aumentam anualmente no país, e centenas de milhões de consumidores enfrentam problemas decorrentes desse tipo de crime. Você não quer ser responsável por uma situação assim, né?

3. Gestão e vendas otimizadas

Ainda por causa da melhor organização dos processos, os ERPs contribuem igualmente para uma melhor gestão da empresa, com vendas otimizadas e uma administração detalhada (mas não complicada!) de estoque.

Isso deixa a experiência do consumidor muito melhor, tanto quanto o cotidiano dos funcionários.

4. Melhora nas experiências

Um ERP é bom para a empresa, bom para quem trabalha nela e bom para os stakeholders – acionistas, sócios ou qualquer outro grupo que aporte no seu empreendimento – no geral. A partir dos três pontos apresentados anteriormente a este, você consegue descobrir o porquê.

Considere, especificamente no que diz respeito aos funcionários de uma organização que conta com um bom ERP, a qualidade de vida e o bem-estar físico e mental no trabalho e não deixe de pensar sobre a melhora da experiência dos consumidores que vem de um atendimento diferenciado.

Para investidores, o aporte em tecnologia é sinônimo de preocupação genuína da marca em alcançar patamares de crescimento e excelência cada vez maiores. Fica a dica.

5. Atendimento diferenciado ao cliente

Com os dados reunidos e centralizados em um ERP, o departamento de atendimento da empresa consegue personalizar o relacionamento com os clientes.

Afinal,o atendimento personalizado permite que as dúvidas sejam esclarecidas de forma mais detalhada e exatamente dentro da necessidade de quem procura pelo atendimento.

E tem mais!

6. Relatórios automatizados

Todos os dados – de vendas, contabilidade, clientes, fornecedores etc. –, centralizados em um único sistema, também são transformados automaticamente em relatórios.

É a partir dos relatórios que um(a) gestor(a) consegue:

• avaliar cada colaborador da empresa individualmente;
• organizar os times que compõem os diversos setores da empresa;
• estudar gráficos e projeções de controle de caixa para melhorá-lo constantemente; e
• tomar decisões mais estratégicas.

Além de investir sem medo de errar.

7. Investimentos assertivos

Uma vez tendo em mãos os relatórios gerados pelo sistema ERP, a pessoa responsável por gerir a empresa que conta com esse sistema também vai compreender, sem precisar pensar duas vezes, se o momento é certo para fazer novos investimentos ou não.

A decisão sobre prioridades para cada contexto do negócio se torna simples e, em vez de apostas indecisas, começa a acontecer um direcionamento adequado e preciso de dinheiro para recursos, departamentos, pessoas, equipamentos etc. que realmente precisem.

O resultado? Mais economia e produtividade!

8. Mais economia de tempo, recursos e dinheiro

Ninguém precisa ficar perdendo tempo procurando dados em vários sistemas e registros ou tentando entender quem é aquele cliente e por que ele precisa de ajuda. A empresa centraliza investimentos em Tecnologia da Informação (TI) tanto quanto centraliza os dados e acaba a burocracia na hora de fazer o controle contábil e fiscal e de emitir NFs.

Custos de armazenagem caem em decorrência da melhor gestão de estoque, assim como despesas desnecessárias em processos logísticos.

9. Mais produtividade

Dados centralizados e protegidos tornam todo mundo mais produtivo na hora de atender, vender e gerir o fluxo de entrada e saída de dinheiro. ERPs com aplicativos exclusivos e painéis de consulta rápida ajudam ainda mais nessa missão! Isso porque, com apenas um clique, quem os utiliza pode verificar valores, fotos e detalhes de cada mercadoria disponível.

10. Modernização do departamento financeiro

Se gestão e automatização têm tudo a ver hoje em dia, você pode imaginar que o fator “modernização” seja outro benefício da lista de vantagens de implementação de um sistema ERP.

Só através da modernização, especificamente do departamento financeiro, uma empresa consegue:

• acompanhar tendências;
• transmitir mais confiabilidade para seus fornecedores;
• manter relações transparentes com funcionários e consumidores;
• eliminar operações manuais, feitas em planilhas, com enormes riscos de erros humanos; e
• sair à frente da concorrência em termos de competitividade.

Automatizar – e, consequentemente, modernizar – também diminui bastante as chances de qualquer tipo de problema com o Fisco. Uma mão na roda.

11. Fim dos problemas com a Receita Federal

Sabe aquele momento de tensão na hora de prestar contas ao governo? Ele pode acabar se você automatizar processos, sem contar que se extingue a necessidade de passar horas na frente do computador ou perder dias juntando os documentos pedidos pela sua contabilidade!

Com um bom ERP, a sua empresa sempre fica dentro dos prazos para declarar impostos ao Leão, fornece informações muito mais precisas e gera, logo de cara, arquivos fiscais dentro dos padrões exigidos por órgãos tributários municipais, estaduais e nacionais.

12. Redução ou eliminação de erros e falhas

Vale para tudo: prestação de contas à Receita, elaboração de relatórios, emissão de Notas Fiscais, geração de boletos, registros de entrada e saída de dinheiro e de mercadorias e o que mais você viu até aqui, no decorrer deste artigo!

13. Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Outro ponto de adequação facilitado por um sistema ERP certificado e reconhecido é o atendimento a tudo o que diz a Lei Geral de Proteção de Dados. Você sabia que ela vai além da segurança das informações propriamente dita e tem vários outros detalhes fundamentais para a sobrevivência de um negócio? Modernize sua empresa para não correr riscos.

14. Gestão rápida de crises

Reduza riscos também quando o assunto for “gestão de crise”. Com dados centralizados, dá para você intervir muito mais rapidamente em qualquer problema, inclusive buscando uma solução mais adequada à personalidade ou necessidade de quem o está enfrentando e denunciando, por exemplo.

E antes de o problema sequer aparecer...

15. Acompanhamento atento de KPIs

Um software de planejamento de recursos empresariais ajuda, também com o acompanhamento atento dos indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs.

Gestores que monitoram de perto essas métricas são muito mais capazes do que quaisquer outros de identificar possíveis falhas em seus negócios, prever mudanças no comportamento dos consumidores, se antecipar a elas e reestruturar setores e processos que estejam precisando de um “empurrãozinho”.

Lembre-se de que a implementação da tecnologia pode impactar positivamente no restante da empresa como um todo, afinal, ERP = integração.

16. Integração entre diferentes áreas

A centralização e a partilha segura de dados permitem que diferentes setores de uma mesma empresa unam forças para trazerem mais e melhores resultados ao negócio como um todo, em muito menos tempo.

O gestor, por sua vez, tem uma visão muito mais ampla do que acontece dentro de cada processo e equipe, além de acompanhar as movimentações de estoque simultaneamente. Tudo com máxima flexibilidade!

17. Trabalho a qualquer hora e de qualquer lugar

Com acesso pela internet e através de qualquer dispositivo – computador, celular ou tablet –, um bom sistema também traz a flexibilidade como benefício para gestores de empresas que o utilizam, já que podem ser acessados remotamente de qualquer lugar a todo momento, inclusive com acesso ilimitado ao suporte.

18. Suporte disponível para auxiliar no que você precisar

Os melhores softwares do mercado oferecem, ainda, uma equipe de suporte especializada disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que você tenha ajuda especializada no caso de qualquer problema ou dúvida no manejo do seu sistema.

19. Tranquilidade em relação ao futuro

Por último, mas não menos importante, a tecnologia tem garantia de escalabilidade, ou seja, pode ser adaptada às mudanças e ao crescimento da empresa. Este diferencial, somado aos outros, dá ao empreendedor muito mais tranquilidade em relação ao futuro.

Antes de ir, veja como implementar um ERP por aí.

Como implementar um sistema ERP?

Identifique os problemas ou gargalos do seu negócio, defina quanto dinheiro você tem para o processo e como vai aplicá-lo, além das metas que você deseja alcançar com a modernização, estude opções disponíveis no mercado e escolha a que oferecer os recursos mais adequados às necessidades que você tiver.

Preocupe-se em garantir que a empresa desenvolvedora e implementadora do ERP disponibilize suporte humanizado todos os dias da semana e na hora em que dúvidas ou urgências surgirem, sem demora!

Implemente a solução contando com esse suporte, migre os dados que você já tiver armazenados em outro sistema e capacite a sua equipe para utilizar a tecnologia também.

Faça testes até que tudo funcione direitinho, então, vai ser só esperar os resultados – e eles logo virão!