Despesas fixas: o que são, como controlar e exemplos

As despesas fixas são aqueles famosos boletos que chegam todos os meses no seu endereço (físico ou de e-mail); são as contas que sempre estão lá para serem pagas: luz, água, aluguel etc.

Essas despesas até podem mudar de valor, mas nunca deixam de existir e, para administrá-las, principalmente em uma empresa, você vai precisar de muita atenção, cálculos exatos e planilhas que ajudem na hora da organização acima de tudo.

Direcionar um profissional só para fazer a contabilidade também ajuda, com certeza, só que o importante é entender que, se qualquer valor deixar de ser pago, aumentam consideravelmente os riscos de uma bola de neve de taxas e juros!

Entenda agora tudo o que você precisa saber sobre o assunto, trabalhe para deixar tudo redondinho no último dia útil antes dos seus fechamentos e esqueça os sustos com dívidas que “brotam do além”.

Qual a importância do controle de despesas fixas em uma empresa?

Saber controlar o que entra e o que sai do caixa de uma empresa – mesmo que sejam valores despendidos de forma emergencial ou esporádica – pode ditar seu sucesso, e isso significa colocar todos os custos na ponta do lápis diariamente, semanalmente e mensalmente na busca por soluções para não ficar no vermelho.

Com tudo mapeado, fica mais fácil ver em que departamento, contrato ou investimento você está acertando e conseguindo bons negócios e em quais o dinheiro ou os recursos da companhia estão sendo mal aproveitados.

Dito isso, entenda o que são, de fato, as despesas fixas – grande parte dos gastos que aparecerão por aí!

O que são as despesas fixas no dia a dia de um negócio?

Os custos ou despesas fixas são aqueles indiferentes aos resultados da companhia, ou seja, que independem do volume de produção e/ou de vendas do empreendimento. Essas despesas existem tanto se o faturamento mensal for positivo quanto se for negativo.

Veja, adiante, alguns exemplos de despesas fixas e uma sugestão de como distribuí-las para ter uma melhor organização delas.

Agora, que tal tentar diminuir os impactos de tudo isso no seu orçamento?

Como controlar as despesas fixas?

A calculadora é sempre a melhor aliada para o controle de despesas de todos os tipos, mas, junto com ela, tenha sempre planilhas detalhadas – e separadas das outras – contendo todas as entradas e saídas fixas do seu empreendimento. Preferencialmente digitais.

Tente juntar o máximo de dados possíveis sobre elas para deixar a sua planilha completa e para facilitar o pagamento: quanto mais informações armazenadas, mais chances de você acertar no valor a pagar, na data de vencimento da conta, em para quem transferir o dinheiro etc.!

Se puder, conte com o serviço de um(a) contador(a) e/ou contrate alguém especializado em finanças para trabalhar especificamente nessa área da sua empresa.

Atualmente, algumas corporações também contam com profissionais em cargos chamados de “controller”, e essas pessoas são responsáveis por estratégias de orçamento e destinação do dinheiro. Vale considerar a ideia também.

De um jeito ou de outro, não deixe de trabalhar para reduzir o que for possível, sem permitir quedas na qualidade da entrega e do atendimento!

Como reduzir despesas fixas? 15 dicas para manter o caixa (e o bolso) no azul

Aqui estão mais de uma dezena de ideias e dicas para você tentar controlar a chegada dos boletos que talvez mal lhe deixam dormir.

1. Se a sua empresa trabalhar com serviços ou entregas em endereços pela cidade, otimize as rotas, fazendo várias visitas em uma única viagem.
2. Ao perceber utilização excessiva de táxi ou carros de aplicativo, avalie a possibilidade de substituí-los por sistemas de carona ou incentivos ao uso do transporte coletivo.
3. Estabeleça um teto de gastos para cada mês, com base no que você tiver guardado (desconsiderando a sua reserva para emergências), analisando as contas fixas de meses anteriores e fazendo uma estimativa de saídas futuras. Tente se manter dentro do teto estabelecido.
4. Caso você alugue o espaço da empresa, tente renegociar valores ou, pelo menos, preestabelecer os gastos nos próximos anos.
5. Busque alternativas para economizar energia elétrica também! Você pode trocar e-mails com a concessionária responsável pelo serviço para tentar reduzir custos e taxas ou, a depender do porte da empresa, considerar o setor privado.
6. Pesquise por planos telefônicos que se encaixem na realidade do seu negócio e dialogue com mais de uma operadora para avaliar condições antes de contratar ou mudar.
7. Compare os preços dos provedores de internet e conte com aqueles que oferecerem algum tipo de benefício extra, como um desconto específico para empresa, bônus ligados à fidelização, dentre outros.
8. Revise seus fornecedores constantemente. Isso significa conversar com quem já está ao seu lado para encontrar um equilíbrio positivo tanto para a sua empresa quanto para eles e, se necessário, fazer mudanças.
9. Incentive a redução do consumo de água, energia elétrica, papel e outros itens que pesam no orçamento fixo. Seja um exemplo e comece essa conscientização por você!
10. Se você conta com vendedores, revise comissões e incentivos de tempos em tempos, assim como no caso dos fornecedores, buscando um equilíbrio saudável e positivo para ambos os lados.
11. Avalie a eficiência das suas campanhas de publicidade e promoções. Talvez você possa gastar menos com marketing e oferecer ofertas mais atrativas que custem menos para o seu caixa, por exemplo.
12. Avalie a possibilidade de terceirizar ou automatizar alguns processos da sua empresa. A própria gestão de estoque pode ser melhorada, facilitada e desburocratizada com um bom ERP. De quebra, você gasta menos no fim das contas!
13. Invista agora para colher os frutos depois – inclusive financeiros! Ofereça treinamentos e capacitações para aumentar a produtividade, melhorar o bem-estar e a qualidade de vida dos funcionários dentro do trabalho.
14. Corte gastos desnecessários, a exemplo de TV a cabo e assinaturas de jornais ou revistas, sejam eles físicos ou digitais.
15. Reveja os seus contratos com prestadoras de serviço de proteção de patrimônio e pondere se existe algum outro aspecto ligado à segurança e monitoramento que merece a sua atenção por estar custando demais e trazendo benefícios “de menos”.

Só não saia cortando tudo sem pensar muito bem sobre as suas decisões e, acima de tudo, use o bom senso!

E mais: paralelamente às despesas fixas, estude cada uma das despesas variáveis também. Pode ser que elas apareçam com mais frequência do que você imagina, ao mesmo tempo que pode ser possível cortar ou reduzir muitas delas!

A diferença entre despesas fixas e variáveis vai ser, justamente, a periodicidade com a qual você precisará pagá-las, então, dá para considerar, no segundo “pacote”, fretes, viagens a negócios, uniformes, eventos e tudo aquilo cujo boleto não chega todo mês.

Lembra da orientação de colocá-las também na planilha, mas em separado dos gastos do pacote número um? Então…

Modelo de tabela de despesas em empresas

Mesmo simples, a sua organização precisa levar em conta os meses do ano, os tipos de gastos e, é claro, os valores! Experimente começar assim:

Em seguida, ao término de todos os anos, faça um fechamento mais geral e anote o total de gastos com despesas fixas e variáveis no decorrer de todos os meses para você ter comparativos e repensar, se necessário, as suas estratégias.

Agora, é com você!