Como calcular a eficiência operacional do varejo?

Para calcular a eficiência operacional do varejo, basta dividir o total de receitas pelas despesas totais e, depois, multiplicar esse valor por 100 para obter o percentual. Quanto menor esse indicador na sua loja, melhor!

Qualquer lojista que queira garantir que o seu varejo mantenha as portas abertas por bastante tempo precisa ficar de olho nesse indicador, colocando no topo das prioridades a tarefa de encontrar formas de reduzir custos e encantar o cliente com produtos de qualidade e um atendimento de excelência – tudo isso ao mesmo tempo! 

Veja como fazer o cálculo da eficiência operacional em detalhes, quais as suas vantagens e, de bônus, confira também 12 dicas certeiras para melhorar esse indicador por aí.

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional é um princípio da gestão empresarial que busca melhorar os processos de forma contínua, utilizando menos recursos sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços.

O objetivo é aperfeiçoar os processos internos ao reduzir desperdícios e erros operacionais, enquanto mantém – ou aumenta – a produtividade, a qualidade e até os lucros.

Portanto, sua meta deve ser monitorar esse indicador, garantindo mais economia, qualidade e satisfação dos clientes, e aumentando a vantagem competitiva no mercado como consequência. 

Qual a importância da eficiência operacional no varejo?

No varejo, o aumento da eficiência operacional resulta em redução de custos, maior satisfação do cliente e aumento da lucratividade, fatores importantíssimos para tornar um negócio mais sustentável. 

Dê uma olhada nesta lista de vantagens!

• Redução de custos: eliminar ou minimizar o desperdício de recursos como matéria-prima, tempo dos funcionários e gastos desnecessários resulta em custos mais baixos para a empresa.
• Melhor experiência do cliente: com processos otimizados, seu varejo será capaz de proporcionar um atendimento mais eficiente, tornando a experiência do cliente mais agradável – e, como você já deve saber, cliente feliz compra de novo!
• Maior margem de lucro: a redução de custos, a otimização dos processos e o aumento da produtividade resultam em uma margem de lucro mais elevada, sem que você precise mexer nos preços.
• Facilidade de adaptação: um negócio que opera de forma otimizada está mais preparado para se adaptar a mudanças estratégicas, como o lançamento de novos produtos.
• Maior competitividade: alcançar altos índices de eficiência operacional significa entregar o melhor para o cliente, seja no produto, no serviço, no preço ou no atendimento, colocando sua loja em uma posição de vantagem em relação à concorrência.

Mas como saber se seus processos são eficientes ou se há margem para melhoria? É simples: fazendo a conta abaixo!

Como calcular o índice de eficiência operacional da sua loja

Para fazer o cálculo de eficiência operacional do seu varejo, basta dividir as despesas pelas receitas e multiplicar o resultado por 100. Quanto menor o número final, melhor para você, pois significa que apenas uma pequena fatia da receita está sendo usada para cobrir os custos.

Use esta fórmula para calcular a eficiência operacional do seu negócio:

Veja como fica na prática: Beatriz tem uma loja de semijoias e, no período de 30 dias, obteve uma receita de R$ 100 mil. Enquanto isso, seus custos operacionais foram de R$ 40 mil.

Aplicando a fórmula, ficaria assim:

Logo, o índice de eficiência operacional na varejo de Beatriz é de 40%. Isso significa que 40% da receita está sendo usada para custear as operações.

Agora, imagine que, após aplicar algumas estratégias, ela conseguiu reduzir o índice para 30%. Nesse caso, ela estaria usando apenas 30% da receita para cobrir as mesmas operações, resultando em mais dinheiro no caixa no fim do mês.

Curioso(a) para saber que tipo de estratégia poderia ser usada para reduzir esse índice? Confira as dicas a seguir!

12 dicas de como aumentar a eficiência operacional de uma empresa

Para melhorar a eficiência operacional da sua loja, mapeie, padronize e otimize todos os processos internos antes de qualquer coisa. Sem essa organização inicial, você vai levar muito mais tempo para atingir qualquer objetivo.

Veja 12 dicas – incluindo formas de fazer as primeiras melhorias – que vão dar um upgrade no seu negócio!

1. Faça um mapeamento

Para entender os fluxos atuais e identificar pontos de melhoria, comece fazendo um mapeamento completo de todos os processos da loja, da abertura ao fechamento do caixa, indo até os recebimentos de mercadorias e organização de estoque. 

Esse é o ponto de partida para construir uma visão geral sobre cada operação.

2. Padronize os processos

Com os processos mapeados, você já pode começar a criar padrões. Com um esquema a ser seguido, os funcionários trabalham de forma mais consistente, o que gera um aumento da produtividade e reduz a taxa de erros.

Detalhe, em um documento, o passo a passo a ser feito ao abrir a loja, receber fornecedores e afins. Tudo isso, além de ser um guia para seu time já em operação, vai facilitar muito a vida de novas contratações, diminuindo bastante o tempo que um novo colaborador gastaria para entender como funciona a rotina da operação.

3. Otimize o que puder

A otimização contínua é o que vai manter os processos alinhados de acordo com a sua estratégia, por isso, é preciso monitorar o fluxo de cada operação e fazer ajustes sempre que necessário.

Investir em automação e tirar da mão da sua equipe as tarefas burocráticas e cálculos exaustivos é a prioridade para começar essa otimização!

4. Invista em um sistema de gestão empresarial (ERP)

Um bom sistema ERP focado no varejo centraliza todas as informações sobre a operação da empresa, como:

• processos;
• preços;
• estoque disponível;
• cadastros de clientes;
• contas a receber e a pagar;
• e muito mais

As vantagens de um sistema como esse só têm a melhorar sua gestão e aumentar o controle operacional, pode acreditar!

5. Estabeleça metas

Defina metas claras e objetivas para cada setor. Podem ser coisas simples, como:

• reduzir os custos em 5%; 
• responder os clientes em até 24 horas;
• aumentar as vendas no mês de janeiro; 
• entre outras. 

Apenas lembre-se de que cada meta deve ser pensada de acordo com o departamento da sua loja. De modo geral, elas tendem a criar um senso de urgência e permitir que os gestores trabalhem de forma estratégica para alcançar a eficiência desejada.

6. Reduza o desperdício

Independentemente do seu setor de atuação, desperdícios são uma erva daninha que trabalha em silêncio, e podem prejudicar muito o fluxo de caixa da empresa.

Crie uma cultura que evita desperdícios, seja de produtos, matéria-prima, água ou luz. Todo recurso deve ser utilizado de acordo com um propósito, caso contrário, ele está apenas sendo jogado no lixo.

7. Promova treinamentos

Treinamentos são fundamentais ao padronizar as operações, falar sobre as metas, usar o ERP ou mesmo para ensinar à sua equipe formas de evitar desperdícios. Ou seja, basicamente, esta dica é o que garante a manutenção de todas as outras que você já leu até aqui!

Se você quiser realmente alcançar a eficiência operacional, é preciso capacitar os funcionários, permitindo que eles desempenhem suas funções da melhor forma possível.

8. Otimize o estoque

Entender os tipos de estoque e fazer uma boa gestão do que você tem aí é uma das peças-chave no seu varejo, pois ajuda a aproveitar o espaço com o máximo de eficiência, além de evitar o excesso ou falta de algum produto. 

Faça uma otimização de estoque na loja, reorganizando os itens que saem mais para estarem mais acessíveis, dando agilidade à sua equipe, que também pode contar com um mapa do depósito para se guiar quanto a onde está cada coisa. Não é uma má ideia, hein? 

9. Saiba delegar

Você já deve ter percebido que melhorar a eficiência operacional envolve muitos detalhes, e é humanamente impossível saber tudo o que acontece o tempo todo em cada setor. Isso é super normal e está tudo bem!

Essa é a importância de saber delegar. Compartilhe as metas e estratégias com gerentes e vendedores de confiança, dando autonomia para que eles tomem decisões simples do dia a dia do negócio.

10. Foque no cliente

Melhorar as operações também precisa estar relacionado à satisfação do cliente. Pense em criar e otimizar os processos de forma que atendam as necessidades do público com eficiência, aumentando o nível de satisfação e fidelidade da clientela e criando uma imagem positiva da marca.

As pessoas estão passando muito tempo em filas para o caixa da sua loja? Experimente, por exemplo, introduzir um sistema de autoatendimento, onde elas possam finalizar suas compras de forma rápida e prática. 

Além disso, treine sua equipe para oferecer suporte eficiente nesses terminais, garantindo uma experiência ágil e satisfatória, enquanto reduz as filas nos caixas tradicionais.

11. Invista em cultura da inovação

Uma organização que incentiva e recompensa os funcionários por darem ideias, certamente está um passo à frente de outra que não pensa nisso!

Que tal criar um programa interno de sugestões, onde os funcionários possam apresentar ideias para melhorar processos ou a experiência do cliente? Promover workshops de criatividade e inovação para a equipe, incentivando a colaboração e o pensamento fora da caixa, também pode ser um bom ponto de partida!

Isso cria um ambiente que promove a inovação, gerando ideias que podem se tornar novos produtos ou resultar em processos mais eficientes.

12. Pratique melhorias contínuas

Por fim, melhorar eficiência operacional não é uma tarefa de um dia, mas algo que deve ser implementado como parte da rotina. 

Para isso, existe uma metodologia conhecida como PDCA – sigla em inglês para Plan, Do, Check, Act, que pode ser traduzida como Planejar, Fazer, Checar e Agir. 

Esses quatro princípios podem ser aplicados a todas as etapas anteriores, promovendo a melhoria contínua dos processos. Confira!

• Planejar: identifique os problemas, estabeleça metas e defina as estratégias para alcançá-las.
• Fazer: coloque tudo em prática, adotando as melhores práticas de acordo com o planejamento, mas sem muitas mudanças bruscas que possam afetar negativamente a operação.
• Checar: compare os resultados com as metas estabelecidas e avalie se as mudanças trouxeram os resultados esperados. Também é a hora de definir se é preciso fazer novos ajustes.
• Agir: implemente as melhorias de forma permanente ou planeje ações para corrigir quaisquer falhas detectadas na etapa anterior.

O PDCA é um ótimo jeito de estabelecer a melhoria contínua na sua loja, garantindo que os processos sejam avaliados e modificados sempre que houver necessidade, tornando a organização mais produtiva e eficiente.

Leia também este outro artigo e descubra o segredo para fazer uma gestão estratégica no seu negócio e se destacar ainda mais da concorrência! Depois disso, o sucesso vai ser só uma consequência – e questão de tempo.