Realizar a gestão de contas a pagar e a receber no varejo pode ser desafiador. Para garantir lucratividade, é essencial manter organização e um bom controle financeiro, além de seguir estratégias bem definidas e adequadas à sua realidade para assegurar estabilidade e impulsionar os resultados do negócio.
Essa boa administração deixou de ser um detalhe e se tornou obrigação em um mercado tão concorrido. Segundo a agência de notícias do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o comércio varejista cresceu 4,7% em 2024, registrando o maior aumento desde 2012.
Diante desse crescimento, você precisa aprender a gerir contas no varejo para não ficar para trás e perder para a concorrência. Conheça agora as principais práticas para evitar a inadimplência e gerenciar suas finanças com eficiência, maximizando seus resultados!
Como administrar contas no varejo?
A gestão de contas envolve o monitoramento, controle e otimização de todas as entradas e saídas de um negócio, o que garante que despesas e recebimentos sejam efetuados dentro do prazo estipulado, evitando prejuízos e assegurando a saúde financeira da empresa.
Imagine que Fábio é dono de uma loja de aviamentos que vende itens para costura e artesanato. Ele percebe que suas contas estão maiores do que o dinheiro que ele recebe, afetando seu fluxo de caixa.
Além disso, ele esquece prazos com frequência e acaba pagando os fornecedores com juros, aumentando os gastos e acumulando dívidas. Isso acontece porque não há um controle eficiente das finanças, levando a prejuízos que poderiam ser evitados.
Para resolver essa situação, o ideal seria adotar um controle financeiro para varejistas mais eficiente, garantindo organização do estoque, previsibilidade e melhores resultados para o negócio.
Até porque a situação do Fábio é um terreno fértil para a inadimplência, que, se não for bem gerenciada, pode prejudicar ainda mais a saúde financeira da empresa. Ao implementar um controle financeiro eficaz, ele não só conseguiria equilibrar suas contas, mas também poderia promover ações para minimizar a inadimplência, como as destacadas abaixo.
Como evitar a inadimplência no varejo?
Faça uma avaliação de crédito dos consumidores antes de fechar uma venda
Antes de conceder o crédito, não deixe de fazer uma avaliação detalhada do histórico de pagamento do consumidor, com base em referências de pagamentos anteriores e análise do score de crédito. As câmaras de dirigentes lojistas (CDL) geralmente oferecem, aos seus associados, ferramentas para fazer esse tipo de busca.
O objetivo é entender o perfil do cliente e suas condições financeiras, a partir de informações básicas e dados financeiros, para identificar riscos de não receber pelo produto vendido.
Defina uma política de cobrança eficiente
Definir uma política de cobrança clara e eficaz é fundamental para o sucesso financeiro de qualquer empresa, e ela deve envolver as ações planejadas para o recebimento de pagamentos dentro dos prazos estabelecidos desde o início da negociação, evitando mal-entendidos.
É importante estabelecer também regras específicas e o tempo necessário para que os atrasos de pagamento sejam quitados, definindo o tempo necessário para cada etapa do processo de cobrança.
Criar uma estratégia de lembretes automáticos via SMS, por exemplo, pode ser útil para relembrar a fatura.
Esse tipo de prática não só minimiza perdas, como também mantém um relacionamento transparente e respeitoso com os clientes, que saberão como e de que forma serão cobrados em caso de inadimplência.
Incentive o pagamento antecipado
Oferecer descontos ou condições especiais para quem paga antecipadamente é uma excelente maneira de incentivar o pagamento pontual e evitar a inadimplência, já que as pessoas se sentem mais motivadas a pagar rápido quando percebem benefícios claros ao fazer isso.
Por exemplo, 10% em um produto ou condições de pagamento mais vantajosas para quem quitar a dívida antes do vencimento cria um incentivo para o pagamento imediato e não só melhora o fluxo de caixa da empresa, mas também fortalece um relacionamento amigável com o consumidor.
Diversifique os meios de pagamento
Diversificar as formas de pagamento é uma estratégia eficaz para aumentar o volume das vendas e garantir um pagamento sem complicações, por isso, ofereça opções como:
- Pix
- Cartão de crédito
- Débito
- Boleto bancário
- Carteiras digitais
Quanto mais opções, maior a chance de receber dentro do prazo, evitando atrasos.
A cobrança recorrente no cartão de crédito também é uma ótima alternativa para reduzir a inadimplência, pois elimina o risco do esquecimento, comum em outras formas de pagamento, como boletos.
Estabeleça acordos pagáveis e flexíveis
Outra ação importante para evitar a inadimplência é estabelecer acordos flexíveis com clientes que estão enfrentando dificuldades financeiras temporárias. Negociar prazos maiores, parcelar a dívida sem juros ou até mesmo reduzir o valor das parcelas pode ser a solução para quitar a dívida sem prejudicar o seu orçamento.
Lembre-se de que esses acordos devem ser realizados de forma transparente e formalizada, preferencialmente em um contrato, para garantir o direito de todas as partes.
Agora, para além da redução da inadimplência, você vai precisar adotar ferramentas e práticas que otimizem o monitoramento das finanças para garantir um controle financeiro sólido e sustentável.
10 melhores práticas para gestão de contas no varejo
1. Registre todas as movimentações financeiras
Você já se perguntou para onde foi todo o dinheiro no final do mês? Sem um controle adequado, pequenos gastos podem se acumular e comprometer as finanças. Registrar todas as movimentações financeiras ajuda a manter um panorama claro, portanto, não deixe de criar uma planilha ou contar com um ERP para varejo que registre:
- Entradas
- Saídas
- Gastos fixos e variáveis
- Entre outras finanças do seu negócio
Imagine que você tem uma loja de brinquedos e, diariamente, retira um valor pequeno do caixa para pagar o almoço dos funcionários sem planejamento. Parece inofensivo, né? Mas, sem esse registro, no fim do mês, pode faltar dinheiro para pagar fornecedores ou até mesmo os próprios trabalhadores!
2. Planeje e acompanhe o fluxo de caixa
Já pensou descobrir que o dinheiro acabou só na hora de pagar o fornecedor? Sem um bom planejamento de fluxo de caixa, isso pode acontecer.
Manter o fluxo de caixa organizado permite que a empresa tenha clareza sobre o saldo disponível no momento e consiga se preparar para o futuro. Dessa forma, sempre haverá capital de giro acessível para pagamentos em geral.
Uma confeitaria que vende muito no período de Páscoa, por exemplo, pode se endividar no restante do ano se não planejar bem o uso desse dinheiro. Por isso, projetar receitas e despesas para os próximos meses evita surpresas.
3. Estabeleça um plano de redução de custos
Cortar custos sem critérios pode prejudicar a qualidade do atendimento e até dos seus produtos, por isso, analisar detalhadamente todos os gastos da empresa e identificar áreas que podem ser otimizadas, sem comprometer o funcionamento é algo indispensável.
Uma loja de calçados que mantém o estoque de modelos antigos e pouco procurados pode estar desperdiçando espaço e recursos, já que manter esses produtos ocupa um espaço valioso que poderia ser usado para itens mais vendidos e atuais.
Por isso, revise todos os processos e identifique onde os custos estão elevados e onde é possível fazer reduções. Além disso, revise regularmente despesas como energia, materiais e equipe para evitar desperdícios.
4. Conheça os custos operacionais do seu negócio
Um erro muito comum é não conhecer quanto custa manter a empresa aberta. Um negócio tem diversas despesas, tanto relacionadas à venda de mercadorias quanto aos custos operacionais, como aluguel e salários.
Existem despesas fixas e variáveis que precisam ser calculadas e mapeadas para uma boa gestão de custos no comércio varejista. Com o controle adequado, você pode identificar áreas de economia e melhorar sua margem de lucro.
Tome como exemplo uma loja de bijuterias vende brincos a R$ 10, mas, ao somar aluguel, luz, internet e salários, percebe que deveria vender por R$ 15 para ter lucro. Viu só como é preciso mapear todos os custos para chegar a esse tipo de conclusão?
5. Conheça as necessidades do consumidor
Entender as necessidades do consumidor ajuda sua empresa a manter um planejamento de estoque de produtos mais adequado, aumentando as chances de vender mais, e se atualizar quanto a isso constantemente é imprescindível para quem quer manter as portas abertas.
Isso porque o comportamento do consumidor é dinâmico e está em constante mudança, exigindo que você acompanhe as tendências de consumo para não ficar para trás e evitar perder dinheiro com produtos inadequados que podem comprometer o orçamento.
Imagine só uma livraria que compra um estoque de livros técnicos, mas seu público prefere livros de fantasias e HQs: essa é a receita para um estoque encalhado e dinheiro parado, enquanto o concorrente pode estar conquistando mais clientes com os produtos em alta.
6. Negocie com fornecedores
Pagar mais caro do que deveria nos produtos aos fornecedores reduz consideravelmente a margem de lucro ou encarece os produtos oferecidos, o que prejudica a competitividade da sua loja no mercado.
Portanto, sempre pesquise sobre os fornecedores e negocie os preços. Uma boa tática é usar o menor valor de oferta repassado por diferentes parceiros para encontrar a melhor opção. Além disso, negociar formas de pagamento vantajosas também é importante.
Uma loja de móveis que fecha um contrato com um fornecedor sem fazer pesquisa, por exemplo, pode descobrir ao longo do caminho que outro oferecia os mesmos produtos a um custo muito mais vantajoso.
7. Separe o dinheiro da empresa das suas finanças pessoais
Um dos erros mais graves na gestão de contas é misturar a receita do negócio com a sua pessoal, isso porque essa falta de organização faz com que você perca o controle financeiro e prejudica o crescimento da empresa.
Para separar essas contas:
- Abra uma conta de Pessoa Jurídica exclusiva para a empresa.
- Defina um pagamento mensal para você ou para os sócios, estabelecendo esse valor como uma despesa fixa. Esse pagamento deve estar de acordo com o faturamento da empresa, garantindo equilíbrio financeiro.
- Registre esse valor no planejamento contábil da empresa, evitando retiradas irregulares fora do prazo de pagamento.
- Mantenha a disciplina na separação dos gastos pessoais e empresariais para uma gestão financeira eficiente.
Nesse último passo, a matemática é simples: vai pagar algo para a empresa? Conta jurídica. Precisa de algo para a vida pessoal? Use sua conta de pessoa física.
8. Realize treinamentos com a sua equipe
Os erros cometidos pela sua equipe também podem estar prejudicando os aspectos financeiros da sua empresa. Funcionários sem preparo cometem erros que custam caro, e o exemplo disso é o mau atendimento, que reduz as vendas e coloca em cheque a fidelização do público.
Imagine uma vendedora de roupas que trata mal um cliente, não explicando corretamente o processo de troca caso a roupa não sirva. Ela perde a venda para um concorrente e ainda gera um custo adicional para o estoque, que fica com o item parado.
Para não passar por isso, a saída é investir em um treinamento focado em atendimento para melhorar o desempenho da equipe, minimizando prejuízos financeiros e potencializando os lucros.
9. Monitore constantemente os indicadores de desempenho
A tomada de decisão sobre os processos da sua loja precisa estar diretamente atrelada às métricas de desempenho, que disponibilizam dados concretos e informações baseadas nos registros realizados.
Uma loja de departamentos pode perceber, através de dados concretos, por exemplo, que 70% das vendas correspondem a um produto específico. Se não houvesse um monitoramento, o varejo poderia perder a chance de investir mais nesse item, gerando mais lucros.
Portanto, acompanhar indicadores de vendas e de desempenho (KPIs), como faturamento, ticket médio, custo por venda e giro de estoque, ajuda a ter uma visão mais clara de quais áreas consomem mais recursos e onde é preciso otimizar o capital.
10. Invista em softwares para gestão financeira no varejo
Se você é proprietário(a) de uma loja e ainda usa cadernos para anotar suas vendas, demorando para encontrar informações importantes e perdendo o controle do estoque, saiba que você provavelmente está perdendo dinheiro.
Isso porque a administração manual é um prato cheio para erros humanos, desde o fato de esquecer de anotar uma venda porque teve que anotar outro cliente ou mesmo de anotar alguma saída e ficar procurando o “furo” no caderninho ou planilha no fim do mês.
Todas as práticas que você leu aqui podem ser otimizadas e potencializadas com um bom sistema de gestão empresarial (ERP) focado no varejo, que centraliza e armazena todos os dados fundamentais para o bom funcionamento do seu negócio.
Com ele, você pode:
- Controlar o estoque
- Gerir as compras com fornecedores
- Acessar dados sobre o financeiro e o faturamento em tempo real
- Economizar tempo
- Minimizando erros humanos
- Contar com relatórios automatizados com dados valiosos para tomadas de decisão
- Emitir Nota Fiscal de forma automatizada após cada venda
- E muito mais
Seguindo essas práticas, você evita prejuízos, aumenta a lucratividade e garante o crescimento do seu negócio. Utilize a tecnologia como sua aliada e não perca mais dinheiro com a falta de controle sobre produtos e processos!
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