Gestão de estoque: como fazer e melhores práticas

Independentemente do ramo ou setor de atuação, para qualquer empreendedor acertar em cheio na gestão de estoque, será necessário realizar um inventário dos produtos disponíveis nesse espaço e pensar em maneiras de otimizar o armazenamento propriamente dito.

Só que o processo não acaba aí, e existem diversas outras etapas tão importantes quanto as mencionadas acima, por isso, este artigo que você começa a ler agora vai ser de grande ajuda!

Fazer um controle de estoque que esteja à altura das suas metas envolve muitas análises e um monitoramento diário de tudo o que entra e sai da empresa, assim como cálculos de quanto você precisa gastar e de quanto pode tirar do caixa. Continue a leitura para entender melhor.

Qual é a definição de gestão de estoque? Explicação teórica

A gestão de estoque nada mais é do que a implementação de processos ao cotidiano de uma empresa para que fique mais simples fazer o planejamento, a organização e o monitoramento dos produtos armazenados nesse espaço.

O que é gestão de estoque na prática?

No dia a dia de um negócio, o controle ou gestão de estoque vão representar o monitoramento atento de tudo o que entra e sai do espaço de armazenamento da empresa: insumos para fabricação de produtos, itens já fabricados e similares.

Só com esse monitoramento é possível que os empreendedores entendam, de verdade, o que precisam comprar para atender às demandas de seus clientes e o que devem vender, por exemplo, para não ficar com nada parado por tempo demais.

Por que fazer gestão de estoque? 8 justificativas imbatíveis

São muitos os motivos que justificam porque o processo de administração do espaço de armazenamento de uma empresa não é opcional, mas a lista dos oito principais benefícios da gestão de estoque envolve economia de tempo e dinheiro, assim como o direcionamento correto da mão de obra, dentre outros aspectos listados a seguir.

1. Melhor organização do espaço físico dentro da empresa

Para que fiquem conhecidos quantos e quais produtos entram e saem de um estoque todos os dias ou, pelo menos, semanalmente, torna-se necessário fazer uma melhor organização desse espaço e direcionar cada área dentro dele para o armazenamento de determinados itens.

2. Definição adequada de quantidades e prazos de novas compras para não haver desperdício ou falta

A gestão de estoque ajuda a definir, com muito mais clareza e precisão, quantos insumos precisam ser comprados para novas produções e de quanto em quanto tempo as compras e negociações com fornecedores precisam acontecer.

Essa definição impacta na redução do desperdício tanto quanto no aumento da garantia de que a empresa conseguirá suprir as demandas dos consumidores sem enfrentar a falta de nenhum tipo de matéria-prima ou daquilo que precisa ser vendido já pronto.

3. Relacionamentos mais saudáveis com fornecedores

Quando novas compras são agendadas com antecedência e existe a possibilidade de se transmitir aos fornecedores uma quantidade exata de itens a serem entregues, o relacionamento com eles se desenvolve de forma mais saudável e acaba sendo muito mais fácil conseguir descontos ou condições especiais de pagamento.

4. Otimização do capital de giro

Todos os argumentos trazidos até aqui ainda resultam na otimização do capital de giro e, portanto, matematicamente falando, da diferença entre quanto dinheiro a empresa vai ter disponível em casa e a soma de tudo o que ela precisa pagar.

5. Atendimento das demandas dos consumidores sem dores de cabeça

Da mesma maneira, uma melhor organização do espaço físico dentro da empresa, compras mais equilibradas – sem serem feitas no “chutômetro” – e melhores condições de pagamento obtidas nas negociações com fornecedores também contribuem com um melhor atendimento das demandas dos consumidores sem complicações.

Pediu. Pagou. Levou!

6. Redução do desperdício de insumos e dinheiro

Com uma organização otimizada do estoque, menos dinheiro é desperdiçado em compras desnecessárias e menos matéria-prima ou produtos finais precisam ser jogados fora ou liquidados a preço de banana depois de passarem semanas ou meses armazenados sem nenhuma procura.

7. Agilidade nas entregas

A logística também melhora! Se tudo fica mais fácil de encontrar e se a produção acontece de forma mais organizada, também se torna muito mais simples despachar o pedido de um cliente para o endereço dele ou encontrá-lo, colocá-lo na embalagem correta e entregá-lo a esse consumidor.

8. Experiência do cliente diferenciada

Por último, mas não menos importante, quem compra também sai ganhando, porque percebe a preocupação da empresa em atender de prontidão, sabe que está adquirindo um item selecionado para ele, e chega à conclusão de ter vivido uma experiência muito melhor do que várias outras, provavelmente voltando a comprar mais vezes e indicando a marca para amigos e familiares.

E todas essas justificativas estão diretamente relacionadas aos pilares de uma boa gestão de estoque! Quer ver?

Quais são os pilares da gestão de estoque?

Os quatro principais pilares do controle adequado de estoque em empresas – previsão de quantidade, definição de tempo para um novo pedido, organização de quando ele será feito e contagem de insumos – foram resumidos abaixo para você. Confira!

Essa contagem é chamada de “realização de inventário”, uma das principais etapas de todo o processo que você verá a seguir.

Como se faz gestão de estoque? 10 etapas e detalhes que ninguém conta

As melhores práticas de gestão de estoque incluem fazer um inventário e o recebimento atento e dedicado de cada entrega, cadastrar os produtos em um sistema ERP de gestão de estoque moderno e atualizar tudo o que entra e sai em tempo real.

Tome nota de cada uma delas em mais detalhes e conheça outras.

1. Comece criando seus próprios padrões

Seguindo as legislações válidas em território nacional e normas específicas criadas por órgãos regulamentadores de empresas como a sua, crie padrões para implementar por aí.

Defina o posicionamento de cada item no estoque, o que deve ser obrigatório na hora de organizá-los e categorizá-los, sob quais condições o estoque precisa ser mantido, quem pode e quem não pode ter acesso ao espaço etc.

Inspire-se nos famosos “Procedimentos Operacionais Padrões”, carinhosamente chamados de “POPs” por gestores de restaurantes, que atendem a necessidades específicas de cada food service, mas sem deixar de seguir imposições colocadas pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

2. Atenção para o inventário!

Busque alguma forma de manter organizados todos os itens que fazem parte do seu estoque, distribuindo-os a partir de suas características: tamanho e cor para roupas, por exemplo, tipo e data de validade para alimentos e por aí vai.

Identifique quantos itens de cada um você já tem, quantos utiliza em uma produção (no caso das matérias-primas) e quantos e quais saem em determinadas épocas do ano ou adote outros critérios a depender das necessidades do seu negócio e dos seus clientes.

Dá para fazer tudo isso através de planilhas, correndo mais riscos de erros, ou através de sistemas específicos para controle de estoque.

3. Responsabilize-se por receber cada entrega ou direcione um colaborador

Sempre que chegar uma entrega vinda de um fornecedor, você ou um colaborador predefinido precisam recebê-la e conferi-la com atenção às quantidades, aos pesos (principalmente se forem alimentos) e à qualidade. O que não estiver certo, nem deve entrar no estoque.

E ainda falando sobre definir responsabilidades... Isso vale para todas as etapas do processo, viu?

4. Cadastre os produtos

O mesmo sistema que você adotar para o seu inventário pode e deve ser o ERP no qual você vai fazer o cadastro dos produtos para facilitar a próxima etapa da sua gestão: o controle de giro de estoque.

É fundamental que, além de tudo, essa tecnologia permita a integração entre as informações coletadas e cadastradas com outros setores da empresa.

5. Atualize tudo o que entra e sai do estoque em tempo real

Isso significa fazer o seu controle de fluxo de entrada e saída de estoque ou controle de giro, e a atualização serve para que todo mundo saiba exatamente o que está sobrando, o que está faltando ou pode vir a faltar e como agir para garantir que as engrenagens continuem girando perfeitamente.

6. Treine funcionários para compreenderem a importância dos processos

Se quiser estabelecer funções para os seus colaboradores dentro do processo e, além disso, contar com mais olhos além dos seus no que diz respeito ao monitoramento do giro de estoque, você também precisa considerar uma prioridade a aplicação de treinamentos.

Convoque algum especialista no assunto ou aprofunde-se para explicar:

• a importância de tudo o que está acontecendo;
• quais aspectos devem ser observados quando uma compra é recebida ou mesmo quando algum item é retirado do estoque para ser usado na empresa ou comercializado;
• o que pode representar um desperdício que pode ser evitado e o que é um problema que não pode ser evitado; e
• como agir em ambas as situações.

Às vezes, algumas coisas estarão fora de alcance mesmo, mas, se der para prevenir qualquer problema, melhor, né?

7. Defina uma margem para perdas (desperdícios ou similares)

Sabendo de que algumas perdas podem vir a acontecer, cabe a você determinar até que ponto elas são aceitáveis e a partir de que ponto elas representam um problema que precisa ser solucionado com urgência.

Estabeleça um limite do tipo “perder um saco de pão porque o tempo está mais úmido e o produto acabou mofando muito mais rápido é um acaso, mas perder um saco de pão toda semana por vários motivos diferentes não dá”.

Ou “vender oito peças em vez de 10 porque duas ficaram com a costura torta acaba fazendo parte do processo, mas se cinco ou mais peças apresentarem algum tipo de defeito num período de 10 ou 15 dias, preciso entender o que se passa”.

Aliás, é tudo sobre limites. Segue o fio!

8. Defina também quando e o que você vai comprar de cada fornecedor

Como você viu anteriormente nos pilares do controle de estoque, use as informações de cadastro do produto e também do giro para estabelecer datas de novas compras e o que será adquirido com cada fornecedor.

Antecipar-se nesse sentido dá mais oportunidades de negociação e mais dinheiro no bolso no fim das contas! Fora que você não se preocupa em precisar receber as entregas com prazos apertados demais.

Considere a capacidade do seu estoque, a sazonalidade do consumo – que pode variar para mais ou para menos, dependendo do seu tipo de negócio, em determinadas épocas do ano –, e as tendências de comportamento dos clientes no seu bairro, na sua cidade ou mesmo no país.

9. Descubra quanto você gasta e quanto consegue economizar

Aproveite a oportunidade do controle de estoque para descobrir também quais os valores pagos por cada compra, com cada fornecedor, se existem outras possibilidades mais vantajosas, se tem colaborador trabalhando em atividades que poderiam ser automatizadas e quanto de desperdício pode ser reduzido, dentre outros pontos.

10. Trace estratégias para “se livrar” do que estiver parado no estoque

E ainda na temática “economia”, ajude a si mesmo(a) e ao seu cliente colocando à venda produtos que precisam ser retirados do estoque, com promoções especiais, mas que não tragam prejuízo.

Parece um monte de coisa e realmente é, mas fique tranquilo(a), porque dá para usufruir de métodos já testados e comprovados na hora de transformar cada etapa em realidade e, novamente, contar com a tecnologia como aliada.

Quais os métodos de gestão de estoque que realmente funcionam?

A técnica “PEPS”, o método “Just in time”, a curva ABC e a gestão por custo médio são estratégias verdadeiramente funcionais de controle. Aprenda a aplicá-las agora mesmo ou comece a buscar pelo sistema ERP que vai ajudar você na otimização de estoque.

Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)

Esta é uma técnica que estabelece que os produtos que chegam primeiro ao estoque e que estão há mais tempo armazenados devem ser os primeiros a serem utilizados ou vendidos. Em alguns nichos de mercado, dá para adaptá-la e, em vez de “primeiro a entrar, primeiro a sair”, determinar que os primeiros a vencer precisam ser os primeiros a sair.

“Just in time”

Este outro método é aplicado em empresas que têm espaço físico limitado para armazenamento de produtos ou matérias-primas ou que querem evitar correr o risco de ficar com coisas paradas.

Ele determina que novas compras serão feitas apenas “no momento exato” que, inclusive, é a tradução literal de “just in time” para o português.

Curva ABC

Na técnica da curva ABC, será necessário classificar o que já estiver ou entrar em estoque de acordo com quanto de dinheiro a empresa ganha com a venda desses produtos ou de itens gerados através do uso deles, como matérias-primas ou através das quantidades de saídas/vendas.

A letra “A” vai representar aqueles que mais rentáveis ou mais vendidos, a letra “B” fará referência aos intermediários e a letra “C” aos menos rentáveis ou menos vendidos, e a curva gerada em um gráfico contendo essas informações aponta aos empreendedores o que está bom e o que pode melhorar na gestão de estoque.

Custo médio

Finalmente, o método do controle por custo médio exige de quem se responsabiliza pelo estoque a realização da soma do valor de todos os produtos já armazenados + os custos de novos itens adquiridos e, em seguida, a divisão do resultado encontrado pela quantidade total de itens no espaço.

O valor final da equação é o custo médio do que é vendido pela empresa, e conhecê-lo ajuda, principalmente, quem precisa lidar com uma logística maior ou com negociações com fornecedores a preços flutuantes.

É claro que essa organização toda pode ser feita no bom e velho papel ou nas tradicionais planilhas, mas, para quem quer estar sempre um passo à frente da concorrência e garantir que não aconteçam erros humanos no processo, o ideal é contar com um sistema ERP automatizado.

Vale a pena usar um ERP para controle de estoque?

Para evitar erros nos cálculos, fazer uma gestão de estoque com planejamento, execução e controle e tirar do papel tudo o que você vai planejar depois de ler este artigo, com certeza vale a pena usar um ERP específico nos seus processos.

Com um bom software, as atualizações são instantâneas, e boa parte do trabalho é automatizada. A curto prazo, você elimina gastos com compras desnecessárias, e a segurança de dados da sua empresa, dos seus fornecedores e dos próprios consumidores fica garantida pela criptografia.

Sem contar que o uso de um ERP cabe em todos os tipos de estoque!

E quer saber se você entendeu o que é um bom ERP para os seus objetivos e investiu certo ao escolher a tecnologia? Apoie-se nos principais indicadores de gestão de estoque e descubra!

Outros indicadores podem entrar nas considerações, mas são esses que vão lhe fornecer as respostas que você procura inicialmente. Lembre-se de coletar feedbacks também! Até a próxima.