Lead time no varejo: o que você precisa saber para reduzir

O lead time é um indicador que mostra quanto tempo um produto leva para chegar nas mãos do consumidor final depois de a venda ser efetuada. No varejo, esse tempo de espera pode variar conforme disponibilidade do item, inventário, embalagem, despacho e entrega do produto ao cliente.

Mas fique atento(a): ele funciona também como um indicador de “ciclo de produção”, e não somente como um parâmetro de prazo de entrega, afinal, mesmo que uma venda pareça rápida e satisfaça o cliente final, o tempo real de uma entrega pode não ser produtivo.

Por isso, ficar de olho em todos os fatores que influenciam esse indicador pode fazer você economizar recursos, otimizar processos internos, padronizar operações e garantir a satisfação dos consumidores – mas só se todas as “pontas” funcionarem direito.

Este conteúdo ajuda você, gestor(a), a segurar essa barra que é gerir as vendas de uma loja. Boa leitura!

O que é lead time no contexto de lojas e varejo?

O lead time é um indicador importante para medir a eficiência operacional de uma empresa de varejo. Ele mede o intervalo de tempo entre o início e a conclusão de um pedido, ou seja, o tempo que um produto leva para sair do seu estoque e chegar às mãos do consumidor final.

Não à toa, essa métrica de desempenho exerce uma função estratégica para as lojas virtuais e e-commerces ao redor do globo, uma vez que acompanha e mensura a timeline de um pedido.

O lead time no varejo serve, portanto, para fornecer uma visão geral de todas as etapas que um pedido percorre até ser entregue ao cliente, computando – da ordem de compra até a entrega – o tempo de conclusão de cada tarefa por trás da jornada do produto.

Como o lead time afeta a satisfação dos clientes no varejo?

Reduzir o lead time é uma forma de satisfazer o cliente moderno, cada dia mais sensível ao prazo, inserido em um mercado exigente e de consumo imediato. Ou seja, melhorar esse indicador é um jeito de manter sua marca competitiva quando o tempo de espera é um fator decisivo no momento de fechar uma compra.

Imagine a seguinte situação: uma pessoa está buscando uma roupa para um casamento e encontra um vestido perfeito em sua loja virtual, mas percebe que o prazo de entrega é superior à data do evento, que acontecerá dentro de 7 dias.

O mesmo cliente encontra um produto similar, mas de menor qualidade, em outra loja online, mesmo preferindo seu vestido, a urgência vai fazê-lo optar pelo concorrente. Nesse caso, a agilidade na entrega é tão valiosa quanto o próprio produto.

Pense também em outro cenário: e se o prazo fosse de chegar a tempo, o cliente fechasse a compra e criasse uma expectativa e, mesmo assim, o produto não chegasse a tempo? O resultado disso tudo seria uma reputação arruinada, insatisfação do cliente e avaliações negativas na rede.

Não esqueça: o que é feedback para sua empresa se transforma em referência de compra para novos consumidores. Não durma no ponto.

Quais são os principais fatores que influenciam o lead time em lojas?

De modo geral, o processo de compras de insumos, produção dos itens e entrega são os fatores que mais influenciam no lead time de uma empresa, mas, sem supervisão, toda a operação de uma loja pode desencadear problemas seríssimos para o andamento dessa timeline.

Exemplos de outros fatores que atrapalham o tempo de entrega ao cliente final incluem:

• Data da compra 
• Burocracias internas
• Qualidade e localização geográfica de fornecedores
• Fiscalização e averiguação das cargas 
• Tamanho e frequência do pedido
• Erros humanos 

Data da compra

O ciclo de vida de uma entrega se inicia assim que a ordem de compra é efetuada, só que, dependendo do dia da aquisição, o produto pode ficar parado nessa “esteira processual” até que chegue sua vez de ser despachado ou que a empresa seja aberta, por exemplo.

É o caso de algumas compras feitas aos fins de semana.

Outro ponto a ser considerado é que, se as operações da empresa são paralisadas durante feriados ou datas comemorativas, o lead time do varejo também pode aumentar.

Burocracias internas

Dar baixa no produto vendido em vários sistemas, checar necessidade de reposição em estoque, notificar a equipe de montagem ou inspeção de qualidade, contatar o departamento de entrega são burocracias internas que podem atrasar o andamento da entrega.

Sem contar que muitas lojas ainda possuem processos manuais ou replicados, tornando o despacho do pedido mais lento e passível de erros.

Qualidade e localização geográfica de fornecedores

A qualidade dos insumos fornecidos e a agilidade da reposição de estoque impactam diretamente na eficiência da produção, já que podem gerar retrabalhos ou substituições e causar atrasos.

Se os seus fornecedores estão localizados muito longe da sua loja, qualquer problema na estrada ou greve pode aumentar drasticamente o seu lead time, já pensou?

Fiscalização e averiguação das cargas

Inspeções físicas, conferências de documentos e análises de conformidade da carga durante o trajeto podem gerar atrasos consideráveis, principalmente se houver inconsistências ou falta de preparo na documentação. 

Para envios para outros estados, por exemplo, é imprescindível garantir o pagamento correto das alíquotas interestaduais, afinal, garantir a regularidade das informações e cumprir todas as exigências fiscais são formas de manter o fluxo logístico sem interrupções desnecessárias, livre de atrasos e penalidades fiscais.

Tamanho e frequência do pedido

Pedidos maiores geralmente exigem mais tempo para serem processados, separados, embalados e enviados, enquanto pedidos menores podem demandar menos esforço de armazenamento e manuseio, acelerando o fluxo operacional.

Vendas frequentes, com demanda mais alta, ainda permitem ajustes contínuos no planejamento operacional e logístico da empresa, por outro lado, demandas sazonais podem gerar picos inesperados de trabalho, dificuldade de gerir recursos e de encontrar matéria-prima.

Manutenção de ferramentas e tecnologias

Qualquer manutenção – seja ela corretiva ou preventiva – pode influenciar no tempo de espera de um produto. Máquinas e softwares podem deixar você na mão, causando imprevistos e atrasos em série.

Trabalhar com margem para lidar com imprevistos pode ser indispensável para proteger suas operações, fazer controle de danos e minimizar o descontentamento do cliente final.

Erros humanos e eventuais incidentes naturais

Um simples equívoco na separação de um item, na digitação de informações ou na conferência do pedido pode resultar em retrabalho e até mesmo no envio de produtos errados, gerando atrasos em toda a cadeia de entregas.

Imprevistos climáticos, como tempestades, enchentes ou outros desastres naturais, embora não tão frequentes como os erros humanos, também podem afetar diretamente o indicador, causando atrasos inesperados no reabastecimento da loja e na entrega de pedidos. 

Todos esses aspectos devem ser colocados na ponta do lápis na hora de calcular o tempo de espera da preparação e entrega de suas encomendas. 

Como calcular o lead time em operações de varejo?

Você pode encontrar o lead time das suas operações de varejo somando todo o tempo gasto em cada etapa do processo ou diminuindo as datas de início (pedido) e término (entrega) do ciclo produtivo de cada produto.

Se a ideia é ter uma visão ampla do processo e conhecer os pormenores da sua operação, invista no primeiro cálculo.

1. Faça uma lista de todos os materiais necessários para produzir/comercializar um determinado produto.
2. Nessa ficha técnica de produção/comercialização, anote o tempo de entrega de cada um desses materiais (do pedido ao deslocamento do fornecedor até sua empresa).
3. Identifique e destaque os itens que exigem um prazo maior de aquisição e recebimento, considere 1 dia de espera para o início da produção/comercialização.
4. Defina o tempo necessário para a produção, montagem, finalização e entrega de cada produto (incluindo o prazo da transportadora). Se julgar pertinente, faça uma simulação para evitar qualquer influência negativa na satisfação do cliente final.
5. Some todos os “tempos de espera” e voilà: lead time calculado.

Agora, se você tem uma produção enxuta ou um controle invejável do que acontece nos bastidores do seu negócio, a fórmula mais rápida é esta aqui, ó:

Vale ressaltar que o lead time deve ser calculado em cima de cada produto ou, no máximo, em cima de cada categoria de itens comercializados por aí.

Outra alternativa é fazer uma média dos prazos médios de entrega de diferentes períodos. Embora menos precisa, ela pode auxiliar na identificação de oportunidades de melhoria ou processos que atrasaram sua operação durante certas épocas do ano.

Atenção: na hora do cálculo, não confunda lead time com cycle time

Isso porque o lead time é um indicador externo que considera a satisfação do cliente, levando em conta o recebimento do pedido até a entrega da compra, enquanto o cycle time é um indicador interno que considera apenas o tempo de execução de uma etapa/tarefa dentro do processo de produção.

E, se você fez o cálculo do lead time, mas não curtiu muito o resultado, não se apavore: existem algumas táticas para reduzir o lead time no setor e fazer uma melhor gestão de varejo.

Quais estratégias podem reduzir o lead time no setor varejista?

• Trabalhe com um estoque mínimo de matérias-primas essenciais de acordo com a demanda do momento, mas nunca mantenha seu depósito lotado. Esse cuidado evita problemas de fornecimento, já que os pedidos podem ser cancelados e os custos de armazenamento podem não compensar.
• Conte sempre com pelo menos dois fornecedores do mesmo insumo, assim, você diminui o risco de desabastecimento. 
• Firme parcerias sólidas com fornecedores para evitar surpresas no fornecimento – e para negociar preços também
• Esteja sempre em dia com a manutenção de máquinas e equipamentos, diminuindo as incidências de paralisações e evitando atrasos nas entregas.
• Padronize todas as etapas da sua produção e atendimento (uma empresa séria trabalha com processos e evita improvisos a todo custo).
• Engaje os colaboradores da loja, afinal, eles estão no centro do processo produtivo e podem enxergar soluções ou apontar gargalos que você desconhece.
• Esteja antenado(a) às novas tecnologias de produção.

Além disso, dependendo do tamanho da sua empresa e da viabilidade dessa manobra operacional, ter fornecedores em pontos estratégicos do Brasil pode reduzir significativamente o tempo de transporte e atender às demandas do mercado de maneira mais rápida. Considere!

Quais tecnologias auxiliam na redução do lead time em lojas?

WMS, CRM, IoT, SCM e ERP são algumas das tecnologias que podem reduzir – e muito – o tempo de espera da sua loja. Ficou perdido(a) nessa sopa de letrinhas? Entenda!

1. Warehouse Management System (WMS): o Sistema de Gerenciamento de Armazém é uma tecnologia de gestão de depósitos que melhora o controle do inventário da loja e otimiza a movimentação de materiais dentro do estoque, permitindo que você encontre os itens necessários para a produção rapidamente.
2. Customer Relationship Management (CRM): um software de Gestão de Relacionamento com o Cliente ajuda na armazenação de informações de consumidores atuais e potenciais, na antecipação de necessidades e desejos e na automatização de etapas do ciclo de vendas. O gestor de tarefas do CRM também pode facilitar na distribuição e na organização das demandas (só para citar algumas funcionalidades).
3. Internet of Things (IoT): a Internet das Coisas traça uma interconexão digital entre objetos físicos e a internet, conectando máquinas e dispositivos e coletando dados em tempo real. Ela pode prever manutenções antes que as máquinas falhem, por exemplo. 
4. Supply Chain Management (SCM): a Gestão da Cadeia de Suprimentos é uma ferramenta que gerencia a cadeia de suprimentos de um negócio, envolvendo o planejamento, aquisição, produção, armazenamento, transporte e entrega de produtos ou serviços.
5. Artificial Intelligence (AI): a Inteligência Artificial pode analisar os dados da sua loja e fornecer insights valiosos para a otimização do tempo de espera, ajustando automaticamente os níveis de produção e otimizando a cadeia de suprimentos para evitar excessos de estoque.
6. Assinatura eletrônica: essa tecnologia pode eliminar a necessidade de processos manuais associados à coleta de assinaturas físicas, já que a demora para obter uma assinatura pode atrasar etapas críticas do processo comercial e logístico, como a emissão de ordens de compra ou autorizações de transporte.
7. Enterprise Resource Planning (ERP): um bom sistema de gestão empresarial possibilita que os departamentos da loja trabalhem com uma base de dados centralizada e atualizada em tempo real. Informações sobre pedidos, estoque, fluxo de caixa, emissão de Notas Fiscais, financeiro e logística são centralizadas e facilmente lidas e acessadas por meio de uma mesma plataforma. 

Atenção especial ao último item dessa lista: um ERP feito para o varejo oferece basicamente todas as informações que você precisa para otimizar a sua gestão e os seus lucros, tudo de forma automatizada e sem que você precise fazer qualquer cálculo, hein! Vale a pena apostar nessa tecnologia.