Sistema ERP: o que é, tipos, vantagens e como escolher

Um sistema ERP nada mais é do que a central de comando dos processos cotidianos de uma empresa. É através dele que podem ser controladas as vendas, os projetos, o estoque e muito mais.

E, se você pensa que está difícil escolher o software mais adequado ao seu negócio, basta buscar a resposta para algumas perguntas e avaliar necessidades reais que tudo fica mais fácil – e as dicas de ouro a serem seguidas, você encontra neste artigo.

Descubra também quando surgiu a tecnologia, quais foram os avanços dela até os dias de hoje, como e por que implementá-las, além de explorar vantagens que, certamente, vão ajudar na sua decisão.

O que é um sistema ERP?

A sigla ERP vem da expressão em inglês “Enterprise Resource Planning”, mas é possível definir uma solução como essa sem que seja necessário traduzir exatamente o significado da expressão para o português: um ERP pode ser considerado o sistema nervoso central de qualquer empresa.

É através dele que acontece todo o planejamento de recursos empresariais – e aqui está a tradução literal da expressão que origina a sigla! – e a integração das informações e dos setores de uma corporação em um único lugar.

Quando surgiu o sistema ERP?

Contam os pesquisadores que os sistemas de gerenciamento de recursos empresariais surgiram em meados de 1960, e o que se sabe atualmente é que, principalmente no decorrer das últimas décadas, eles tiveram uma evolução capaz de impressionar até os gestores mais envolvidos com o universo das inovações.

Em decorrência das atualizações aplicadas a esses sistemas, é certo afirmar que empreendedores que contam com um ERP moderno de verdade, atualmente, conseguem administrar Recursos Humanos, custos, compras e estoque, vendas, finanças, obrigações fiscais e diversas outras responsabilidades através da mesma solução.

Sem dores de cabeça.

E ainda obtêm insights vindos de relatórios completos e muito fáceis de interpretar para tomar decisões cada vez mais assertivas e traçar novas e melhores estratégias para os negócios!

Não à toa, o mercado desse tipo de tecnologia deve crescer mais de 10% anualmente até 2026, segundo o hub tecnológico G2.

Como funciona um sistema ERP do século XXI?

Hoje, o significado de sistema ERP vai muito além daquele que já foi conhecido um dia e, mais do que o compartilhamento de informações entre diferentes setores e em tempo real, a tecnologia também é sinônimo de economia de tempo e recursos, agilidade, alta produtividade e máxima precisão.

Com um bom sistema, até os riscos inerentes ao cotidiano de um negócio caem consideravelmente.

Quais os tipos de sistemas ERPs?

Se você está buscando se aprofundar mais sobre o assunto, deve ficar de olho em pelo menos quatro tipos de softwares ERP, inclusive para buscar aquele que mais esteja adequado às necessidades da sua corporação:

• mais tradicionais, com tudo armazenado em desktop;
• ERPs em nuvem considerados “engessados”, porque não têm a possibilidade de padronização (recomendados apenas para pequenos negócios);
• em nuvem e especializados para diferentes setores, menos abrangentes, mas mais específicos e extremamente personalizados;
• em nuvem e de grande porte, mais abrangentes e feitos para atender a grandes empresas.

E, acima de tudo, é fundamental que a solução escolhida possa ser integrada a outros sistemas em uso por aí para que os processos aconteçam em perfeita harmonia.

Os ERPs frequentemente adotados por companhias do Brasil e do mundo não são aqueles com menor custo, mas os que melhor se adequam às necessidades específicas de quem gere os negócios e de quem depende deles.

Quais são os ERPs mais utilizados no Brasil e no mundo?

Os ERPs mais utilizados são aqueles voltados para facilitar e desburocratizar processos em concessionárias de serviços públicos, importadores e fornecedores atacadistas, fabricantes de produtos no geral, prestadoras de serviços dos mais diversos tipos e lojas e outros comércios do varejo.

Especificamente os sistemas feitos para lojas precisam, por exemplo, ajudar no controle de estoque e até mesmo de peças em condicional, caso contrário, não condizem com a comodidade e praticidade desejada pelos consumidores do que é vendido por essas empresas.

Sabendo disso, fica ainda mais claro que a escolha de um ERP não depende apenas da ponderação da relação custo e benefício, mas também dos recursos disponíveis na tecnologia, bem como da facilidade de implementação, adaptação e integração, certo?

Como implementar um sistema ERP? Anote 7 orientações

Antes de colocar em uso o seu sistema ERP e depois de compreender para o que ele serve, identifique quais os principais problemas da empresa e como eles podem ser minimizados ou solucionados e defina quanto você pode gastar e quais metas e objetivos quer que sejam alcançados a partir da implementação da tecnologia.

Munido(a) dessas informações, considere as etapas apontadas na lista abaixo para escolher o software.

1. Pesquise e escolha aquele que se adeque exatamente às suas necessidades de gestão e às necessidades do seu negócio.
2. Certifique-se de que as informações sejam realmente centralizadas em um único lugar.
3. Entenda qual o tipo de armazenamento oferecido e dê preferência ao armazenamento em nuvem, para evitar que os dados sejam perdidos em caso de pane na rede local.
4. Verifique se as funções analíticas da solução serão suficientes para você conseguir insights mais precisos sobre o cotidiano da empresa.
5. Descubra de que maneira é feita a apresentação dos dados que você precisa visualizar com facilidade para suas tomadas de decisão mais estratégicas.
6. Garanta a integração entre o ERP e outras soluções utilizadas por aí.
7. Priorize desenvolvedoras que sejam capazes de fornecer suporte 24 horas por dia, todos os dias da semana, caso você precise esclarecer dúvidas ou solucionar problemas.

A implementação do ERP propriamente dita não tem segredos e depende somente da migração dos dados do sistema atual para o novo, da adequação da infraestrutura da empresa para receber o software (se necessário) e de muitos testes.

Aliás, uma vez conhecendo as vantagens de contar com um recurso assim e se aprofundando mais sobre sua importância, fica ainda mais fácil querer experimentá-lo, então, continue a leitura até o final!

Vantagens dos sistemas ERP mais atuais do mercado

Dentre os benefícios dos sistemas ERP mais modernos, destacam-se:

• facilidade e flexibilidade para a administração de altos fluxos de informação;
• segurança de dados garantida através de criptografia;
• redução de gastos com infraestrutura necessária para armazenamento de informações;
• padronização dos processos e da organização dos dados propriamente dita;
• obtenção de diagnósticos mais profundos sobre o momento atual dos negócios;
• aumento da produtividade e melhor direcionamento estratégico tanto de gestores quanto de colaboradores e equipes;
• cumprimento garantido de obrigações tributárias e contábeis; e
• emissão de Notas Fiscais de acordo com as legislações válidas em todo o território nacional.

Estes benefícios explicam a importância da solução.

Qual a importância do sistema ERP nas organizações?

A importância do sistema ERP pode ser explicada a partir dos benefícios que ele proporciona, mas também das áreas nas quais a sua implementação causa impactos positivos, a exemplo dos setores financeiro e de compras, de gestão de estoque e vendas, de Recursos Humanos e atendimento ao cliente.

A imagem abaixo mostra alguns dos impactos desse tipo de software para diferentes atividades que acontecem dentro de uma mesma organização. 

Tudo isso acaba levando a melhores resultados!

E como saber se uma empresa precisa de um novo sistema ERP?

Dificuldades para se adequar às leis, demora na identificação de problemas que acabam virando uma bola de neve porque não são resolvidos o quanto antes, falta de acesso a dados fundamentais sobre a empresa, fornecedores, colaboradores e clientes são sinais de que você precisa de um novo sistema ERP.

O mesmo vale para falta de personalização no atendimento ao consumidor (já que, sem os dados, fica impossível saber exatamente qual é a dor que cada pessoa tem), falta de conexão entre diferentes canais de vendas, questões negativas no que diz respeito à precificação e administração do fluxo de caixa.

Busque responder a perguntas do tipo: “gastamos muito tempo em atividades que poderiam ser feitas por computadores?”, “temos problemas para identificar o que exatamente está armazenado em estoque?” ou “trabalhamos com várias plataformas e soluções diferentes, mas nenhuma delas é integrada às outras?”.

Essas são as suas “red flags” – as bandeiras vermelhas das quais você precisa fugir.

Enfim, qual ERP escolher para cada empresa?

Você já sabe: aquele que melhor atenda ao que você e sua organização precisam e que permitam, à empresa, progredir em integração, automatização, segurança de dados e otimização de processos cotidianos. Tudo ao mesmo tempo.

Mesmo assim, para ajudar ainda mais na sua decisão, uma tabela feita com exclusividade e trazida logo abaixo aponta o que um ERP precisa ter de acordo com o porte de cada companhia.

Apenas lembre-se de que os fatores não estão em ordem de prioridade e de que cada negócio tem necessidades específicas a serem atendidas.

As funcionalidades obrigatórias em um sistema para micro e pequenas empresas precisam ser somadas àquelas apresentadas para sistemas condizentes com a realidade de médias empresas e tanto elas quanto as das médias empresas devem ser agregadas às de ERPs para grandes corporações.

Saia das planilhas e lucre mais gastando somente o necessário da escolha e implantação do seu próximo melhor amigo: seu novo sistema ERP!