O que um sistema ERP precisa ter: saiba como escolher o seu

Para encontrar o melhor sistema ERP, você precisa entender o que a sua empresa necessita para operar, principalmente para que as funcionalidades do software estejam adequadas ao porte e rotina do seu negócio.

Até porque não dá para contratar um sistema de gestão e descobrir que ele não é útil para boa parte das demandas da empresa, não é? Nesse sentido, você encontrará muitas opções no mercado, principalmente, se você trabalha com varejo e precisa de um ERP que se integre ao seu e-commerce de maneira fluída.

Mas como escolher? E qual a melhor opção disponível no mercado? A resposta para essas e outras perguntas é o que você verá neste artigo. Confira!

O que um sistema ERP precisa ter?

Um sistema ERP (do inglês Enterprise Resource Planning ou simplesmente sistema de gestão empresarial) é uma ferramenta essencial que integra diversas áreas da empresa em uma única plataforma. Para ser eficaz, um ERP precisa incluir algumas funcionalidades fundamentais, como gestão financeira, de estoque de vendas e algumas outras.

Confira todas elas!

• Gestão financeira: um bom software deve oferecer um módulo de contabilidade robusto, que abranja controle de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, gestão de ativos, e relatórios financeiros completos. Isso é vital para monitorar a saúde financeira da empresa e garantir conformidade com regulamentos fiscais.
• Gestão de estoque e suprimentos: ele também precisa fazer o controle preciso de estoque, incluindo entrada e saída de produtos, inventário, rastreamento de níveis de estoque em tempo real e integração com fornecedores para automatizar a reposição de materiais, de forma a evitar faltas ou excessos de produtos.
• Gestão de produção: para empresas que fabricam produtos, é importante ter um módulo que monitore o processo de produção, desde a aquisição de matérias-primas até a finalização do produto, garantindo a eficiência operacional.
• Gestão de vendas e CRM: um bom ERP deve se integrar facilmente a ferramentas de vendas e relacionamento com o cliente, facilitando o rastreamento de leads, oportunidades de vendas, pedidos e históricos do cliente, ajudando a equipe de vendas a manter um relacionamento próximo e eficiente.
• Relatórios e análises: as melhores opções do mercado oferecem relatórios detalhados e customizáveis, com gráficos e painéis que ajudam na tomada de decisões, o que permite acompanhar o desempenho de diferentes áreas da empresa de maneira integrada e estratégica.
• Escalabilidade e customização: o sistema escolhido deve ser escalável para acompanhar o crescimento da empresa, e, ao mesmo tempo, adaptável às necessidades específicas do seu negócio. Um ERP para varejo, por exemplo, possui funcionalidades exclusivas para auxiliar lojistas a fechar mais vendas e gerir o estoque através de um mesmo painel.

Atenção a esse último tópico no quesito escalabilidade! Quem sonha em crescer precisa de um ERP que acompanhe esse progresso, sem ficar obsoleto e que suporte um grande volume de informações conforme o negócio cresce, o que inclui a possibilidade de adicionar módulos ou ajustar fluxos de trabalho com o passar do tempo.

Como escolher o melhor sistema ERP em 4 passos simples

Entender as necessidades do seu negócio, verificar o orçamento disponível e avaliar as funcionalidades são alguns dos critérios para escolher um ERP adequado para sua empresa.

1. Entenda a sua empresa e as necessidades dela em primeiro lugar

Não é possível escolher o melhor ERP para a sua loja se você não sabe exatamente o que precisa.

O ERP é um sistema que ajuda a centralizar e automatizar os processos e dados do seu negócio e, em vista disso, ele tem muitas funcionalidades, podendo:

• auxiliar no controle financeiro;
• contribuir para uma gestão de estoque mais organizada;
• fazer a emissão fiscal de Notas;
• cadastrar clientes e produtos;
• e muito mais.

Com tantas aplicações, é muito fácil se confundir. Um ERP financeiro, por exemplo, pode não fornecer o que um e-commerce precisa para operar, por isso, é importante que você entenda o que sua empresa precisa e que tipo de sistema vai ajudar você.

2. Defina um orçamento

Veja a contratação do seu ERP como um investimento, até porque é uma ferramenta que integrará completamente o seu sistema, otimizando a forma como você trabalha.

Sendo assim, antes de contratar, defina um orçamento para esse fim. Faça pesquisas e, se possível, até testes grátis. Conversar com a empresa fornecedora sobre o fato de os valores mudarem de acordo com a quantidade de usuários, módulos e até o tipo de setor também é imprescindível nesta etapa.

Além disso, procure analisar os valores pelo viés do custo-benefício: o quanto a contratação do ERP auxiliará a sua empresa no médio e longo prazo?

Se você vende mais por dia do que paga pelo sistema, já é um indicador que o investimento pode valer a pena, ainda mais se ele ajudar você a aumentar as vendas.

3. Analise as funcionalidades

Com as necessidades e o orçamento bem definidos, o próximo passo será avaliar as funcionalidades. Aqui, analise não apenas aquelas que atendem às suas demandas, mas também as adicionais, que “vêm de brinde” na contratação.

Saiba que os sistemas ERP mais usados incluem uma série de funções, como:

• automação e monitoramento das ordens de pedidos, comissões, CRM e orçamentos;
• controle de estoque;
• gestão de contratos;
• gerenciamento de contas a pagar e receber, fluxo de caixa e contabilidade;
• coleta de informações sobre as vendas para melhor previsão de demanda;
• e muito mais!

Pense que o sistema escolhido pode até oferecer coisas que você não usa, mas ele precisa entregar tudo o que for imprescindível para a sua rotina.

4. Avalie o suporte técnico

Por fim, a empresa fornecedora escolhida precisa ser capaz de oferecer suporte técnico, além do treinamento, para que a sua equipe saiba utilizar todos os recursos da ferramenta.

É importante que o ERP tenha uma equipe especializada que esteja disponível não só para responder as dúvidas padrões, mas também ajudar nas questões mais complexas e específicas que atingem o seu negócio.

Com esse checklist em mãos, pode partir para a resposta que você precisa logo aqui embaixo!

Qual o melhor sistema ERP do mercado?

Seja para pequenas ou médias empresas, a resposta é uma só: o melhor sistema ERP é o da Inovar Sistemas, principalmente se você trabalha com varejo, já que ele foi projetado para atender a todas as necessidades dos varejistas, desde o controle de estoque até a emissão de relatórios automatizados com métricas de desempenho.

A diferença já começa na contratação do sistema: na Inovar, um atendente conversa com você para entender quais são suas principais necessidades. Além disso, a equipe estuda o dia a dia do seu negócio para desenvolver uma solução totalmente personalizada. Com tudo pronto, a implementação do ERP se inicia com o processo de treinamento e migração de dados do antigo sistema para o novo.

E aí, pronto(a) para modernizar a sua rotina com um sistema que oferece uma série de funcionalidades, como relatórios de vendas, clientes e categorias de estoque, Ponto de Venda (PDV) próprio, sistema de etiquetas com código de barras e muito mais?

Entre em contato agora mesmo com os especialistas Inovar, basta clicar no botão que fica no canto superior direito da sua tela!