Fazer um controle de orçamento é essencial para qualquer empresa, pois essa tarefa permite que você tenha domínio total sobre as finanças do seu negócio, ajudando a controlar todos os gastos e entender se o que foi planejado financeiramente realmente está sendo realizado.
Segundo o Mapa de Empresas do governo federal, quatro empresas fecharam por minuto no ano de 2023 no Brasil. Dentre os vários casos, grande parte se deu por conta da má gestão orçamentária desses negócios.
Só que você não precisa se tornar mais um nessa estatística. Siga na leitura para saber como fazer um controle orçamentário e financeiro de sucesso para a sua empresa e conquistar novos patamares por aí!
O que é um controle orçamentário?
Após a conclusão do planejamento de gastos futuros de uma empresa, é necessário conferir periodicamente se o que foi planejado realmente está sendo seguido. Esse processo de acompanhamento é chamado de controle orçamentário.
Em outras palavras, esse é um processo que acontece nos meses posteriores ao planejamento financeiro da empresa, que, geralmente, é feito e pensado considerando as projeções do próximo ano inteiro.
Ele é essencial para garantir o sucesso do seu negócio e extremamente importante para que você tenha plena certeza de tudo que está acontecendo com o dinheiro que circula na sua loja.
Qual é a importância do controle orçamentário?
O controle orçamentário é importante porque identifica se as previsões feitas em um primeiro momento condizem com a realidade, propiciando também um planejamento mais assertivo para períodos futuros de análise.
Imagine que você é dono(a) de uma pequena loja e percebeu que, apesar do movimento constante, suas finanças não estavam equilibradas. Diante disso, você decide implementar um controle orçamentário mais rigoroso, acompanhando de perto todas as entradas e saídas do caixa.
No fim, essa prática permite a você identificar despesas desnecessárias e áreas nas quais seria possível economizar.
Como consequência do dinheiro bem controlado, você consegue investir em melhorias para o varejo, atraindo mais clientes, aumentando seu lucro e garantindo o crescimento sustentável do seu negócio.
Viu só como dá para fazer escolhas mais assertivas e ambiciosas para o seu negócio com essas projeções bem alinhadas? Isso sem mencionar o histórico completo de finanças, que permitirá que você tome decisões mais estratégicas e faça um uso mais eficaz dos recursos disponíveis.
Para isso, existem alguns tipos específicos de controle de orçamento que você pode seguir.
Quais são os principais tipos de controle orçamentário que existem?
Existem vários tipos de controle de orçamento, cada um seguindo uma metodologia e almejando um objetivo diferente.
Conheça cada um deles logo abaixo!
- Orçamento estático: define um valor fixo e não permite alterações no planejamento financeiro inicial.
- Orçamento revisado: também conhecido como “forecast”, esse modelo permite e incentiva mudanças seguras do que foi planejado.
- Orçamento incremental: o valor previsto é ajustado conforme os valores do período anterior, seja por aumento ou diminuição dos preços.
- Orçamento base zero: é elaborado a cada período sem levar em consideração o histórico orçamentário. Todas as despesas devem ser justificadas aqui.
- Orçamento por atividades: separa o orçamento por projetos, mas avalia a possibilidade de trocas entre as iniciativas.
Mesmo existindo diversos tipos de controle orçamentário, todos funcionam de forma similar e seguem um mesmo raciocínio de trabalho.
Como funciona o controle de orçamento empresarial?
O controle de orçamento empresarial funciona como um guia financeiro que ajuda a planejar e monitorar todas as receitas e despesas da empresa. Basicamente, você estima quanto dinheiro entrará (valores recebidos por vendas e serviços) e quanto sairá (valores gastos com custos e despesas) durante um período específico.
Ao longo do ano – ou outro período predeterminado –, você compara as previsões com a realidade, ajustando conforme necessário para garantir que a empresa não gaste mais do que ganha. Isso ajuda a evitar surpresas financeiras, identificar áreas para economizar e tomar decisões mais estratégicas para o crescimento do negócio.
Um sistema de ERP é ideal nesta etapa, já que unifica todas as principais informações da sua loja – e não só financeiras – em um só lugar, permitindo que você tenha uma visão mais unificada e ampla de absolutamente tudo no seu varejo.
Além disso, é bem importante que, ao final de cada mês, seja feita uma recapitulação do histórico financeiro da empresa para garantir que tudo está ocorrendo conforme o planejamento e fazer os ajustes necessários para que o negócio não tenha dívidas.
Como fazer um controle de orçamento em 6 passos simples
Para fazer um bom controle de orçamento na sua loja, você precisa entender o planejamento financeiro da empresa, analisar os relatórios disponíveis, estudar as variáveis e tomar decisões assertivas para redirecionar recursos.
Agora, sim, entenda melhor como cada um desses passos funcionam!
1. Entenda o planejamento financeiro da empresa
O primeiro passo é ter em mente quais foram as decisões tomadas para o planejamento orçamentário do período e quais são os principais objetivos de negócio. Se necessário, una todas essas informações em uma planilha e deixe à disposição para que todos possam consultar quando necessário.
Lembre-se, o planejamento financeiro de um comércio é feito pensando sempre na visão de ano, mas o controle financeiro deve ser feito mensalmente para que você tenha um acompanhamento mais completo de tudo e consiga resolver qualquer problema.
2. Analise os relatórios
Reúna todos os relatórios financeiros da empresa e analise se o que foi planejado realmente está de acordo com o que está sendo realizado. Aqui, vale também analisar todos os orçamentos feitos para ver a viabilidade de uma ação ser feita ou não.
Para isso, vale a pena listar todas as receitas que a empresa possui atualmente e comparar com as que você possui agora, assim, é possível entender o que e quanto está sendo gasto em cada lugar.
3. Estude as variáveis
Muito provavelmente existirão variáveis, ou seja, diferenças entre as receitas e as despesas do que foi planejado. Calcule essas variáveis e entenda o porquê de elas existirem, assim, você pode tomar medidas corretivas e deixar os próximos planejamentos mais alinhados com a realidade.
Por exemplo, para garantir que as coisas continuem conforme o planejado, você pode negociar com seus fornecedores para conseguir preços mais acessíveis ou tentar redistribuir o dinheiro separado para cada setor.
4. Tome decisões assertivas para redirecionar os recursos
Use as informações obtidas para tomar decisões estratégicas e que ajudem a sua empresa a atingir seus principais objetivos. Dessa forma, você consegue realocar insumos caso seja necessário e acompanhar o progresso de novos projetos.
5. Divida as finanças pessoais e empresariais
Um erro muito comum de muitos empreendedores é misturar as despesas pessoais com as despesas empresariais. Isso nunca deve acontecer, ok?
A separação dos orçamentos evita confusões e facilita o controle dos gastos, receitas e lucros, permitindo uma visão clara da saúde financeira do negócio. Além disso, manter tudo na sua devida “caixinha” ajuda na organização contábil, simplifica a declaração de impostos e previne problemas legais.
A prática também protege o patrimônio pessoal do empreendedor em caso de dificuldades financeiras da empresa, contribuindo para a sustentabilidade e crescimento do negócio a longo prazo.
6. Adote um bom sistema ERP
Um sistema ERP funciona como uma central de comando dos processos cotidianos da empresa e, por meio dele, você tem acesso ao total das vendas, projetos, estoques e despesas. Essa é a solução ideal para unificar tudo o que você precisa para fazer o controle de orçamento em um só lugar!
Um ERP para varejo, principalmente, não só auxilia no controle financeiro, como também agiliza a sua gestão de estoque, facilita a emissão de Notas Fiscais, emite relatórios automatizados e muito mais.
Garantiu todas essas etapas? Então, dá para dizer que você está mais do que pronto(a) para fazer um controle de orçamento eficaz na sua loja! Não se esqueça de continuar acompanhando os artigos deste blog e de seguir o perfil @inovarsistemas no Instagram para mais dicas para alavancar seu negócio. Sucesso!
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