Um ERP especializado em varejo ajuda na contabilidade de lojas ao simplificar processos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade com as exigências fiscais, principalmente porque uma solução integrada transforma a forma como um negócio gerencia suas finanças, em especial nesses segmentos, em que a movimentação de produtos e o fluxo de caixa são mais intensos.
Inclusive, um estudo recente realizado pela Thomson Reuters revelou que cerca de 60% dos erros contábeis em pequenas e médias empresas de varejo são causados por falhas humanas, como lançamentos incorretos de dados financeiros ou omissões.
Não quer fazer parte desse índice? Fique tranquilo(a): neste artigo, você verá como a ferramenta certa pode transformar a gestão financeira da sua loja e ainda aprende como fazer a implementação de maneira eficiente. Boa leitura!
O que é um ERP e o que ele pode fazer pela minha contabilidade?
Um ERP (sigla do inglês Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão empresarial) é um recurso desenvolvido para automatizar diversos processos burocráticos da sua gestão. Na contabilidade, ele centraliza informações financeiras, fiscais e operacionais, atualizando seu estoque em tempo real, realizando a emissão de Notas Fiscais de forma automática e emitindo relatórios que ajudam até na hora de precificar produtos.
Dá uma olhada nos principais módulos de um bom ERP feito para o varejo!
- Gestão financeira: um ERP para varejo centraliza dados de receitas e despesas, facilitando o controle do fluxo de caixa, conciliações bancárias e previsões financeiras.
- Controle fiscal: o sistema ideal automatiza a emissão de Notas Fiscais, garantindo conformidade com as obrigações tributárias.
- Emissão de relatórios: um bom ERP gera modelos de relatórios automáticos, como o de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), permitindo uma análise rápida e precisa da saúde financeira da sua loja.
- Integração contábil: a opção perfeita de sistema unifica dados de diferentes áreas (financeira, fiscal, estoque) em tempo real, minimizando erros e duplicidades nos registros.
Esses módulos, trabalhando em conjunto e compartilhando uma mesma base de dados, tornam os processos contábeis mais eficientes dentro da sua loja. Mas essas não são as únicas vantagens que compensam o investimento!
7 vantagens de um ERP para ajudar na contabilidade da sua loja
Para um ERP ajudar na contabilidade da sua loja, ele precisa automatizar processos, emitir relatórios, facilitar a conferência de dados e possuir um suporte especializado para tirar quaisquer dúvidas de operação que possam surgir.
- Automação de processos: com o ERP, você elimina tarefas manuais repetitivas e acaba economizando esforço humano.
- Transparência e controle: o sistema melhora a visibilidade sobre as suas finanças, oferecendo controle em tempo real dos dados.
- Relatórios avançados: relatórios ERP personalizados são gerados automaticamente pelo sistema, facilitando a análise financeira da sua loja.
- Conformidade fiscal: com um ERP, as emissões de Notas Fiscais são centralizadas e automatizadas, garantindo que você cumpra os prazos e exigências legais de maneira mais eficiente.
- Escalabilidade: conforme seu negócio cresce, o ERP se adapta, sem necessidade de investir em novos sistemas ou sobrecarregar a equipe com tarefas manuais adicionais.
- Integração com e-commerce: se, além de uma loja física, você também tem um varejo no meio virtual, um bom ERP deve integrar “as duas pontas”, atualizando o estoque de forma automática sempre que uma venda for efetuada em qualquer um dos canais.
- Suporte especializado: além do software, você conta com uma equipe de especialistas para resolver problemas específicos e tirar dúvidas sobre o sistema rapidamente.
Mas fique esperto(a): para aproveitar todos esses benefícios na sua loja, é preciso saber o que procurar na hora de escolher o sistema a ser implementado!
O que procurar em um ERP para contabilidade no varejo?
Para escolher o ERP ideal para ajudar na contabilidade do seu varejo, veja como o software pode se ajustar às suas necessidades, como o número de clientes e as integrações que você de fato precisa, sem esquecer de checar a opinião dos usuários sobre a qualidade do suporte técnico ofertado.
Na dúvida do que procurar, anote estes critérios essenciais!
| O que analisar ao escolher um ERP para varejo | ||
| Facilidade de uso | A interface é intuitiva e de fácil adaptação para a equipe? | |
| Funcionalidades | Os módulos atendem às demandas específicas do varejo, como controle de estoque e relatórios sobre indicadores de vendas? | |
| Integração | O sistema se conecta com outros softwares, como os de gestão de vendas e bancos? | |
| Segurança de dados | Existe proteção robusta para as informações sensíveis dos seus clientes e fornecedores cadastradas no sistema? | |
| Escalabilidade | O ERP suporta o crescimento da loja sem precisar de upgrades constantes? | |
| Suporte técnico | A empresa fornece assistência especializada e de fácil acesso? | |
| Custo-benefício | O investimento é adequado ao porte da sua loja? | |
Facilitou, né? Agora, só falta aprender como pôr a solução para rodar na sua empresa e abandonar de vez os obstáculos que estão atrasando uma gestão mais eficiente, mais precisa e mais moderna!
Como implementar um ERP no seu varejo em 6 etapas simples
A implementação de um ERP no varejo exige um planejamento cuidadoso para que todas as áreas da empresa se beneficiem da nova ferramenta. O processo pode ser dividido em cinco etapas principais: planejamento e preparação, seleção, treinamento, integração, migração do antigo sistema e monitoramento.
1. Planejamento e preparação
Quando você decide que precisa de um ERP alinhado às necessidades da sua loja, o planejamento inicial ajuda a alinhar as expectativas e a preparar a equipe para as mudanças, portanto, faça um levantamento do que a equipe precisa para otimizar a rotina e identifique os processos que serão automatizados.
2. Seleção e customização
Avalie diferentes fornecedores e suas ofertas, e selecione aquele que oferece os módulos e funcionalidades que mais se alinham com suas demandas. A customização vem a calhar na hora de ajustar o ERP às particularidades do seu fluxo de vendas, e escolher um sistema ERP especializado em varejo faz toda a diferença nessa hora.
3. Treinamento e adaptação
O treinamento é crucial para uma transição bem-sucedida: é seu papel garantir que toda a equipe receba a capacitação necessária para utilizar o novo sistema com o máximo proveito, mas você pode contar com uma super ajuda do suporte contínuo da empresa fornecedora da plataforma.
Se a solução a ser contratada não disponibiliza um treinamento, fique alerta: são poucas as chances de ela prestar suporte em outro momento!
4. Integração com sistemas em uso
Verifique como o ERP se integrará com os sistemas já utilizados na sua loja, como plataformas de relacionamento com o cliente (CRMs), soluções de bancos e afins. Uma integração de qualidade minimiza a interrupção dos processos e garante que todos os dados sejam sincronizados corretamente.
5. Migração dos dados
Se você já utilizava alguma outra solução para a gestão do seu negócio, será preciso fazer a migração dos dados existentes nela para a nova plataforma. Mas calma! Tudo isso é feito pela própria empresa fornecedora do novo ERP, que deve garantir que tudo aconteça de forma segura e sem problemas ou risco de perda de informações no processo.
6. Monitoramento e avaliação
Depois de tudo pronto, acompanhe o desempenho do ERP e avalie seu impacto nas vendas, usando os dados emitidos pelo próprio sistema para identificar áreas que precisam de ajustes no seu negócio.
Cada um desses passos importa, pensando em assegurar que o ERP se adapte ao seu negócio e traga os tão desejados benefícios que foram listados ainda neste artigo, portanto, explore bem as opções disponíveis e solicite uma demonstração gratuita para verificar qual solução melhor atende às suas necessidades.
A modernização da gestão contábil da sua loja começa com o sistema certo!
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