Erros na gestão de estoque podem até levar uma empresa à falência, então, cuidado! Com um bom sistema ERP, por exemplo, você consegue resolver a maioria deles em um só lugar, além de evitar vários outros – e nunca mais sair prejuízo.
Manter um estoque saudável, principalmente no varejo, pode ser a diferença entre dores de cabeça sérias e prosperidade. É claro que outros diversos pontos exigem cuidado, mas um estoque mal gerido pode destruir um negócio de dentro para fora.
Pensando em lhe ajudar, este artigo conta para você o que fazer e o que evitar, quais são os riscos de algumas falhas e como administrá-las se quiser gerir seu negócio com tranquilidade. Continue lendo!
O que pode causar um mau gerenciamento de estoque?
Por incrível que pareça, até comprar demais pode trazer problemas para a sua gestão de estoque! Essa é uma das várias causas de uma questão que atinge vários empreendedores ao redor do país e do mundo.
E não há nada melhor do que cortar o mal pela raiz, então, antes de conhecer, de fato, os problemas da má gestão e entender como resolver ou amenizar cada um deles, primeiro, você precisa entender de onde cada um surge.
Veja adiante como algumas ações têm consequências sérias!
- Compras em excesso: comprar mais do que o necessário pode gerar perdas por desperdício e afetar o capital de giro.
- Armazenamento desordenado: não armazenar os itens do estoque corretamente também causa desperdícios, além de gerar uma ocupação desnecessária de espaço.
- Falta de registro dos recebimentos e envios: perder o controle das entradas e saídas de itens no estoque leva ao excesso ou à falta de produtos e, nesse segundo caso, a pausas na produção e à insatisfação dos clientes.
- Processos pouco eficientes: não priorizar a otimização de processos ligados à gestão de estoque, investindo, por exemplo, em tecnologias capazes de torná-los menos burocráticos, vai levar ao desperdício de tempo da equipe, a atrasos e à queda na produtividade.
- Baixa adesão à tecnologia: da mesma forma, tentar usar só papel e caneta ou sistemas fracos e incompletos pode ser a ruína do estoque de uma empresa.
- Problemas com fornecedores: por último, mas não menos importante, erros, faltas e atrasos de fornecedores interferem diretamente no seu estoque e podem, inclusive, atrapalhar suas vendas.
Fique de olho em tudo isso para evitar riscos dos “menores” aos mais graves.
Qual é o maior risco de uma má gestão de estoque?
Os erros na gestão de estoque apresentam riscos reais à saúde de uma empresa, como aqueles que têm a ver com perda de produtos, prejuízo financeiro, falhas nos pedidos e consequente insatisfação dos fregueses e com o comprometimento do capital de giro, mas o maior risco é o da falência.
Pode parecer assustador ou exagerado, só que, acredite você ou não, esse é um perigo real: só em se tratando de logística, especialistas em análises do canal Supply Chain Dive mostraram que a falta de rastreamento de itens em estoque pode afetar até 62% das finanças!
Manter um estoque requer olhar sempre atento ao caixa dos negócios, investimento em espaço e infraestrutura, direcionamento de equipe para atividades exclusivamente voltadas a essa gestão, manutenção da área e muito mais!
E, se o processo for feito de forma equivocada, seus custos podem acumular. Além disso, ficar no vermelho e sofrer com a falta de informações e de relatórios efetivos pode causar danos permanentes.
Agora que você entendeu o que não fazer, abaixo, descobre como agir não só para reduzir suas dores de cabeça, como para fazer uma otimização do seu estoque.
Principais problemas da gestão de estoque e como resolver
A imagem abaixo diz muito sobre a solução que você pode estar buscando para algumas complicações enfrentadas por aí!
Além dela, os tópicos a seguir detalham tudo o que é necessário saber sobre os principais erros cometidos no controle de estoque e como resolvê-los na prática.
Excesso de itens armazenados
Ter produtos em excesso acaba travando o estoque e retendo capital que poderia ser investido em outras coisas. Além de aumentar os custos de manutenção e armazenamento, isso também impede que novos itens sejam armazenados, podendo tornar o seu estoque obsoleto.
O que fazer: dependendo do seu nicho, é possível usar a técnica de abastecimento just-in-time, na qual você estoca apenas o necessário para vender por um determinado período. E também vale se debruçar sobre maneiras de melhorar sua previsão de demanda!
Você ainda pode criar promoções junto ao time comercial.
Escassez de produtos ou insumos
Um estoque muito baixo, por sua vez, impede a empresa de atender à demanda dos clientes, o que acaba com a experiência de compra e abre oportunidades para que muita gente procure pela concorrência.
Mesmo com uma oferta superior, um preço competitivo e um bom atendimento, se você não for capaz de entregar o que os fregueses buscam dentro do tempo em que eles precisam receber, de nada adiantará todo o seu esforço.
O que fazer: estabeleça técnicas de monitoramento de estoque para garantir que você terá a quantidade necessária para suprir a demanda. Se você optar, por exemplo, por usar um ERP de varejo, também dá para ficar de olho nos alertas emitidos pela tecnologia, que avisam quando um item chega a uma certa quantidade (mínima).
Má organização
Quando o assunto é logística, uma boa organização dos itens acaba representando um verdadeiro tesouro e, junto com ela, você garante a melhor sinalização de onde estão e quais são os produtos armazenados!
Um estoque mal sinalizado dificulta a localização de qualquer tipo de insumo, ocupa a equipe por mais tempo e pode acabar gerando atrasos na entrega, o que vai ser só o começo dos seus problemas.
O que fazer: converse com seu time de logística para, juntos, vocês organizarem o espaço de maneira mais eficiente, pensarem em como facilitar a identificação dos produtos e otimizarem a locomoção pela área.
Ausência de registros
Não registrar a entrada e a saída de produtos atrapalha o levantamento de dados e a criação de relatórios que permitiriam tomadas de decisões muito mais assertivas.
Além disso, se um problema como esse não for resolvido, ele dificulta bastante o dia a dia empresarial, já que ninguém sabe o que pode ou não vender e o que precisa ou não encomendar de fornecedores, por exemplo.
O que fazer: entenda como escolher um ERP para implementar, de uma vez por todas, uma tecnologia que desburocratize todos os registros. No mais, capacite a sua equipe tanto para usar o sistema quanto para compreender por que é importante ter os dados em mãos.
Itens “encalhados”
Chega de ocupar espaço que poderia ser usado para armazenar o que tem mais procura com produtos que você nunca consegue vender, né? Itens encalhados, além de não gerarem receita, resultam em perdas financeiras para a empresa por aumentarem o custo de manutenção do estoque e até por causa de possíveis descartes!
O que fazer: através de relatórios gerados pelo seu ERP, identifique os produtos com menor rotatividade, evitando a produção ou a compra desnecessária desses itens ou de suas matérias-primas. Esse vai ser um bom começo.
Falta de integração do estoque com outros setores
Uma empresa só funciona com eficiência porque conta com pessoas especializadas em diferentes áreas, por isso é tão importante a integração entre todos os que fazem parte do processo e entre cada equipe e a gestão de estoque propriamente dita.
Através dessa integração, você evita a geração de pedidos duplicados para os fornecedores, erros nas compras e até aquelas promoções que trazem mais prejuízo do que vantagem ou as ofertas de produtos que acabam prejudicando a reputação da empresa quando, depois de concluir uma venda, alguém precisa informar ao consumidor que não possui o item em estoque.
O que fazer: um sistema ERP, novamente, vai ser a melhor solução. Aproveite que os dados estarão centralizados e organizados graças à tecnologia e defina lideranças em cada setor, cujo acesso às informações será sempre permitido!
Poucas inovações aplicadas à gestão de estoque
A falta de investimentos em soluções capazes de automatizar etapas que seriam cansativas e custosas tanto do processo de gestão quanto das vendas e até do relacionamento com o consumidor é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer.
Uma revista mensal especializada em relações B2B nos Estados Unidos já apontou: automatizar processos relacionados ao estoque pode, inclusive, reduzir os custos com mão de obra em até 60%, além de eliminar 99% dos erros.
Informações desatualizadas, pedidos errados, produtos em excesso e processos lentos são algumas consequências experimentadas por quem insiste em ficar só no papel, e tentar cuidar de todo o processo de venda usando recursos manuais virou a receita perfeita para muita gente cometer todos os outros erros listados até aqui!
O que fazer: pesquise muito e converse com outros empreendedores, faça uma lista de tudo o que você quer automatizar, avalie os prós e os contras das soluções disponíveis no mercado e entenda que, quanto mais conectadas elas forem, melhor, afinal, é bom você ter acesso 24 horas, de onde estiver, do que precisar, certo?
Você também pode ler mais um artigo publicado aqui no blog da Inovar para se aprofundar, especificamente, sobre a implementação de ERP! Aliás…
Que tal resolver tudo em um só lugar?
Melhor que solucionar erros e problemas de forma individual ou pontual é poder fazer tudo de maneira centralizada, e existem excelentes sistemas ERP capazes de permitir a você automatizar tudo o que for necessário para a sua gestão de estoque estar sempre impecável.
Implementando uma boa alternativa, de quebra, você vai conseguir focar em outras áreas que requerem sua atenção!
Poder contar com um parceiro de confiança é a solução mais rápida e que trará os melhores resultados no curto, médio e longo prazo, a exemplo de economia, eficiência e otimização.
Dica extra: usufrua do seu ERP como fonte de informações valiosas para garantir um estoque e uma empresa saudáveis, lucrativos e competitivos. Boa sorte no processo!
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