Como fazer o fluxo de caixa do seu varejo + exemplo

O fluxo de caixa é uma ferramenta de organização financeira que permite visualizar todas as entradas e saídas de dinheiro em um negócio. Para colocá-la em prática, mantenha planilhas de controle sempre atualizadas, determine os nomes e as categorias das entradas e das saídas e acompanhe os dados que são coletados.

No mercado varejista, esse acompanhamento é ainda mais importante do que nas outras frentes, já que permite ter uma visão clara das vendas, das compras e das despesas e investimentos da loja.

Afinal, com a alta rotatividade de produtos e a constante necessidade de reposição de estoque, o fluxo de caixa para o varejo, quando feito de forma correta, evita surpresas financeiras e permite tomadas de decisões mais estratégicas.

Se você ainda não organiza o seu financeiro de acordo com as explicações que lerá a seguir, é sinal de que já passou da hora de colocar a mão na massa. Boa leitura!

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras em um negócio, contabilizando todo o dinheiro que entra e sai. No geral, ele funciona como um extrato financeiro que permite, ao gestor, acompanhar todos os valores transacionados em um determinado período de tempo.

No caso dos varejistas, as entradas podem incluir as vendas diárias, os pagamentos a prazo de clientes e até mesmo as receitas que vêm de serviços adicionais, como a entrega e a personalização de produtos. Já as saídas podem abranger despesas básicas, como aluguel, pagamento de fornecedores, salários de funcionários e contas cotidianas, como faturas de energia e água.

Para que serve o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa serve para controlar o fluxo financeiro de um negócio, já que ajuda a entender, de forma clara e objetiva, como o dinheiro circula dentro de uma empresa.

Se um(a) varejista percebe, por exemplo, que as despesas mensais são sempre maiores do que as receitas ao analisar esse indicador, ele(a) pode identificar onde estão os maiores gastos e, assim, tomar as medidas necessárias para diminuir essas despesas ou aumentar as vendas na loja.

Essa organização também ajuda na hora de pensar sobre expandir seu varejo ou abrir uma nova filial, porque mostra se há recursos suficientes para isso ou se será necessário fazer um financiamento junto a um banco ou algo do tipo.

Qual é a importância do controle de fluxo de caixa?

O controle de fluxo de caixa é essencial para as empresas manterem sua saúde financeira em dia. Sem o controle dos valores que entram e que saem, fica fácil perder de vista as movimentações financeiras do negócio, o que leva a problemas graves, como a falta de recursos para cobrir despesas ou até mesmo à falência.

Imagine um(a) varejista que não faz esse controle de maneira adequada e acaba gastando mais do que ganha com o negócio, o que o leva a acumular dívidas, muitas vezes, sem perceber. Quando ele(a) se dá conta da situação em que está, pode já não ter recursos suficientes para pagar os fornecedores ou os salários dos funcionários – e ambas situações inviabilizam totalmente a operação.

Quer fugir desses riscos? O próximo tópico mostra como fazer essa organização de forma simples para você começar a “arrumar a casa” hoje mesmo!

Como fazer um fluxo de caixa manualmente em 5 passos

Para fazer um fluxo de caixa sem a ajuda da tecnologia, você vai precisar seguir alguns passos que ajudam a organizar e monitorar as finanças no seu varejo, o que inclui o registro das entradas e saídas, a classificação das movimentações e outras etapas.

Confira todas elas!

1. Registre todas as entradas e saídas

O primeiro passo é, sem dúvidas, anotar todas as movimentações financeiras da empresa, o que inclui receitas, como vendas e outros recebimentos, e todas as despesas, como pagamentos de fornecedores, contas de energia e água e salários de funcionários.

Imagine que, hoje, você tenha feito uma venda de R$ 500: ela precisa ser registrada como uma entrada, porém, caso você tenha feito um pagamento de R$ 200 a um fornecedor, deve indicar esse valor como uma saída.

2. Classifique as movimentações

Classificar as movimentações de entrada e de saída torna o processo de análise de dados mais fácil no seu varejo, portanto, divida tudo o que entra em categorias como:

• vendas à vista;
• vendas a prazo; ou
• outros recebimentos.

Já as saídas podem ser divididas entre:

• despesas fixas, o que inclui aluguel e salários de funcionários, que são “gastos” que você tem todos os meses; e
• despesas variáveis, como é o caso da compra de mercadorias, que não costuma acontecer na mesma quantidade ou frequência sempre.

E por falar em frequência…

3. Defina um período para o controle

O ideal é que o fluxo de caixa seja monitorado de forma diária, semanal ou mensal. O período de análise costuma depender do volume de transações da empresa, já que, quanto maior o volume, maior a frequência e a necessidade dessa organização.

No varejo, porém, é comum que o controle seja feito todos os dias, já que é preciso acompanhar de perto as vendas e as despesas do negócio para planejar o estoque, fazer investimentos e afins.

4. Calcule e analise o saldo do fluxo de caixa

Para calcular o saldo do seu fluxo de caixa, basta diminuir os valores de entrada e os valores de saída no período de tempo que você escolheu analisar.

Em resumo, a fórmula fica como mostrada abaixo.

Basicamente, a análise desse cálculo ajuda a entender se o negócio está operando com lucro – quando o saldo da conta é positivo – ou se precisa ajustar as finanças para não sair no prejuízo – quando o resultado é negativo –, mas vale ressaltar que ele precisa ser refeito com uma certa frequência, já que os valores mudam de um período para outro.

Vai um exemplo de fluxo de caixa aí? Imagine que, em um mês, uma loja de calçados fez R$ 50 mil em vendas e teve o gasto de R$ 35 mil em despesas, como pagamento de fornecedores, de salários e outras contas.

O fluxo de caixa, então, seria calculado da seguinte forma.

Nesse exemplo, o fluxo de caixa do varejo de calçados é positivo, o que indica que o negócio teve um superávit financeiro no mês analisado.

Só que o processo não pode parar por aqui!

5. Revise e ajuste constantemente o seu fluxo

Um bom fluxo de caixa envolve a etapa de revisões de ajustes, na qual você deve tirar um tempinho revisar as anotações para garantir que todas as movimentações estão corretas.

É com esse monitoramento que você vai entender o que precisa ser ajustado, elaborando estratégias para redução de despesas ou buscando novas formas de aumentar as receitas do negócio, por exemplo.

Além disso, é importante fazer uma conciliação bancária com frequência, verificando se as informações registradas em caixa estão de acordo com as movimentações na instituição financeira.

Ficou com dor de cabeça só de pensar em ficar monitorando esse indicador financeiro todo dia, semana ou mês? Calma! Existe uma tecnologia que faz toooodo esse processo por você – sim, o melhor foi guardado para o final…

ERP para controle de fluxo de caixa: informação em mãos de forma automatizada!

Mesmo que o controle de fluxo de caixa possa ser feito à mão ou com planilhas em softwares como o Excel, essa tarefa se torna muito mais fácil com um sistema ERP que já entrega a conta feita para você, deixando, na sua mão, apenas a etapa de análise dos dados.

Um bom ERP para varejo automatiza e organiza as mais diversas áreas do seu negócio, como finanças, estoque, vendas e Recursos Humanos, em uma única plataforma, o que inclui a entrega “de bandeja” de dados automatizados para você analisar, a exemplo do saldo do fluxo de caixa.

Com um sistema como esse, você nem precisa se preocupar em manter e atualizar planilhas manuais ou em extrair dados de diferentes fontes, porque a plataforma faz isso de forma automática, registrando todas as entradas e saídas em tempo real, o que reduz a chance de erros humanos durante a gestão.

Experimente essa facilidade na sua rotina! Inovar nunca foi tão simples…