Um bom planejamento de estoque requer alguns passos fundamentais, como a previsão da demanda, a organização do galpão, a definição de um estoque mínimo, uma boa relação com os fornecedores e um sistema de gestão capaz de acompanhar tudo isso.
Cuidar de uma empresa vai muito além de vender produtos ou serviços. Imagine só se essa fosse a sua única preocupação. Não seria ótimo? Mas a verdade é que vários setores precisam da sua atenção, e com o estoque não seria diferente.
Fazer um bom controle e planejamento dessa área torna seu negócio mais lucrativo, reduz perdas e abre seus olhos para novas oportunidades, principalmente se você seguir os nove passos deste artigo para acertar de primeira e tornar sua empresa ainda mais próspera.
Antes de mais nada: o que é planejamento de estoque?
O planejamento de estoque nada mais é do que a criação de um sistema capaz de gerenciar a entrada e saída de produtos de forma estratégica, mantendo um ponto de equilíbrio a fim de evitar perdas, excesso de itens ou a falta deles.
Só que uma gestão de estoque efetiva não é só registrar o que entra e o que sai do seu depósito: esse controle pode ser a diferença entre o crescimento e a falência do seu negócio, já que um varejo sem estoque não tem produtos e, consequentemente, não fecha vendas.
E o contrário também é verdadeiro: um depósito com muitos itens pode aumentar os custos de armazenamento e imobilizar capital que poderia ser usado em outras áreas. Além disso, se você comercializa produtos perecíveis, ainda corre o risco de eles expirarem ou ficarem “velhos” demais a ponto de ninguém querer levar.
Pode incluir o controle desses dois fatores à lista de metas a serem atingidas na hora de montar seu planejamento, viu? Junto com as outras que vêm no tópico a seguir!
Quais os objetivos do planejamento e controle de estoque?
Ter uma visão geral dos itens, analisar os produtos que mais saem e quais são menos vendidos para adaptar estratégias de marketing e vendas, conhecer o cliente, entender suas preferências e evitar prejuízos são os principais objetivos ao fazer um planejamento e controle de estoque.
Além disso, também são metas do planejamento:
- reduzir custos, diminuindo os gastos com armazenamento de produtos desnecessários;
- evitar a falta de produtos, garantindo que você tenha um estoque grande o bastante para atender aos clientes;
- otimizar a operação, deixando os processos internos mais simples e organizados e tornando a empresa mais produtiva;
- evitar desperdícios, assegurando que o estoque circule com a saída de produtos e dando entrada apenas no que for necessário, de forma que os produtos não estraguem ou se tornem obsoletos;
- fidelizar o cliente, garantir a sua satisfação ao ter os produtos certos em loja, evitando que procurem a concorrência;
- evitar produtos encalhados ao criar um planejamento que, através de dados, mostre a preferência dos clientes, evitando a aquisição excessiva de produtos com pouca saída; e
- melhora no fluxo de caixa, pois produtos parados geram gastos com espaço e, claro, com pessoal para administrá-los, mas um bom planejamento pode evitar esse tipo de problema e deixar o fluxo de caixa mais saudável.
Pronto para garantir todos os benefícios de um planejamento bem feito por aí? Então, anote os nove passos necessários para planejar o seu estoque com maestria.
Como se faz um planejamento de estoque? 9 etapas certeiras
Um bom planejamento requer uma análise do estoque, a implementação de um sistema de gestão e uma previsão de demanda para entender as preferências dos clientes e, por consequência, quais produtos você deve estocar.
Veja agora os 9 passos detalhados que vão garantir que você nunca mais sofra com estoque encalhado ou a falta de produtos.
1. Faça um planejamento de demanda e estoque
O primeiro passo ao planejar seu estoque é analisar o histórico de vendas e criar uma previsão de demanda. Essa organização é uma técnica usada por varejistas de todos os nichos que buscam uma estimativa do volume de vendas no futuro, permitindo que você saiba as preferências dos clientes e, com base nisso, decida quais produtos ter sempre na sua loja.
Mas não pense que se trata de puro “achismo”: uma previsão de demanda bem feita deve se basear em dados e usar ferramentas de gestão para obter dados mais assertivos.
Neste outro artigo, publicado aqui no blog, você aprende o passo a passo para fazer uma previsão de demanda eficiente. Salve para ler depois!
2. Organize seu estoque
Muitas empresas não sabem como organizar o estoque de forma eficiente, e você provavelmente já deve imaginar que é quase impossível fazer uma boa gestão e planejamento sem essa devida organização, né?
Por isso, organize todos os produtos no galpão por uma ordem lógica: produtos que mais saem deve estar a um curto alcance e fácil acesso, enquanto aqueles com menor saída podem ficar armazenados em prateleiras ou corredores mais distantes.
Além disso, será preciso atualizar o armazenamento também no seu sistema ERP, para que tanto o seu depósito físico quanto o “virtual” estejam em dia. Separe tudo por categorias, rotule o que tem muita – ou pouca – rotatividade e verifique se você possui itens suficientes para atender os clientes até que seus fornecedores reponham a mercadoria.
E se você quiser realmente otimizar todo o processo, confira este outro guia do blog e aprenda a fazer uma boa organização do seu estoque.
3. Defina limites mínimos e máximos de estoque
Para garantir que seu capital seja usado da forma mais efetiva possível, a melhor dica é definir um limite mínimo e máximo para o seu armazenamento.
O estoque mínimo serve para atender à demanda e evitar que os clientes procurem a concorrência porque você não tem os produtos que eles estão buscando, enquanto o objetivo do estoque máximo é evitar a alocação excessiva de capital em determinados produtos, o que poderia gerar a perda de mercadorias e capital parado.
Só assim você será capaz de estabelecer um aviso de reposição e realizar novas ordens de compra com base no volume de cada item no depósito.
4. Implemente um sistema de gestão
Tentar fazer um planejamento de estoque sem um bom sistema de gestão para varejo é como competir na Fórmula 1 usando um carro popular. Com certeza, você será ultrapassado(a) pela concorrência.
Um software de confiança é a chave que permite que todos os outros passos listados nesse artigo sejam feitos com excelência, porque a própria tecnologia monitora a entrada e saída de produtos, automatiza processos, gera relatórios em tempo real e oferece dados assertivos sobre a clientela, facilitando tomadas de decisões assertivas em vez de “tentar a sorte” na gestão do seu negócio.
Inclusive, lembra do tópico anterior? Um bom ERP emite esses alertas de estoque mínimo e máximo de forma automática com base nos limites que você definir. Uma mão na roda!
5. Faça um monitoramento contínuo
Mesmo com tudo organizado e dados confiáveis sobre seu estoque, é importante que você fique de olho na situação ou, pelo menos, tenha uma equipe preparada para monitorar os produtos e conferir se a quantidade está de acordo com o que está registrado no sistema.
Essa prática ajuda a manter os registros atualizados e é uma ótima estratégia na redução de perdas por roubo ou por mercadorias danificadas.
6. Negocie com fornecedores
Assegure uma boa relação com seus fornecedores se quiser manter seu estoque sempre abastecido, negociando condições de pagamento, preços diferenciados e um bom prazo de entrega.
Por mais simples que pareça, uma relação sólida com os fornecedores evita perder muito dinheiro e ajuda a não faltar nenhum produto. Um ganha-ganha, não é mesmo?
7. Faça a manutenção do seu local de armazenamento
Um bom planejamento de estoque requer um cuidado todo especial quando o assunto é o galpão ou depósito onde ficam os produtos, portanto, organize o armazenamento de forma a facilitar a chegada de novos produtos e a saída do que for vendido.
Tenha um espaço amplo e livre de obstáculos, fique de olho na temperatura e na umidade do ambiente. Algumas mercadorias também podem ficar perdidas em um ambiente desorganizado.
Se um lote de produtos chegou hoje, deixe-o mais ao fundo, e traga para frente as mercadorias que você já tinha em depósito. Isso evita a perda de produtos perecíveis por causa da validade, por exemplo.
Sem contar que ter um ambiente bem sinalizado também ajuda a otimizar as operações e reduzir o tempo que o seu time gasta para encontrar tudo.
E por falar nele…
8. Capacite seu time
Uma empresa precisa de bons profissionais em todas as áreas, por isso, não adianta fazer um planejamento perfeito se a sua equipe não for qualificada para lidar com a gestão do estoque.
Nesse sentido, investir na qualificação dos profissionais de logística e oferecer treinamentos relacionados ao depósito e ao ERP que você usa para fazer a gestão também são ações consideradas parte do seu planejamento.
Para garantir que todo mundo siga à risca o que foi ministrado nos treinamentos, elabore uma cartilha de boas práticas que sirva como guia e lembrete e, por fim, mantenha os funcionários por dentro de todas as novidades.
9. Avalie o planejamento periodicamente – e repita o processo se necessário!
A verdade é que não existe plano infalível quando o assunto é a gestão de uma empresa, né? Portanto, fique atento(a) ao que acontece no seu negócio e faça uma autoavaliação para identificar o que pode ser melhorado depois que o primeiro planejamento sair do papel.
Tá a fim de uma segunda, terceira ou até vigésima opinião? Busque a opinião de todas as pessoas envolvidas no processo! Assim, você terá acesso a vários pontos de vista e será capaz de tomar decisões mais assertivas.
E, no fim, buscar mais conhecimento e estratégias para tornar a organização do seu negócio mais eficiente é uma prova de que você almeja a excelência, por isso, coloque a teoria em prática e colha os benefícios de um planejamento bem feito. A Inovar fica na torcida!
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